همانطور که قبلتر گفته شد،‌ به دلیل شرایط در نظر گرفته شده برای استفاده از مرخصی،‌ نیاز هست ضمن بررسی این شرایط امکان استفاده کارمند از مرخصی تایید شود،‌ که هرکدام از این شرایط نیاز به بررسی توسط واحد های مختلفی در سازمان دارد. بطور مثال واحد حسابداری باید تایید کند که این فرد مانده مرخصی استحقاقی دارد و یا سرپرست واحد فرد متقاضی بایستی تایید کند که با توجه به حجم کاری موجود امکان استفاده از مرخصی برای فرد وجود دارد.
همچنین پس از دریافت تایید های لازم واحد مالی بایستی فرم برگه مرخصی را بایگانی کند، تا هنگام محاسبه حقوق دستمزد و … قابل استفاده و استناد باشد.