۳۰ امکان بی نظیر، قدرتمند و رایگان Google Calendar برای مدیران و کسب و کارها

اگر صاحب کسب و کاری کوچک هستید و از پس هزینه استخدام فردی برای مدیریت برنامه هایتان بر نمی آیید، نگران نباشید. تقویم گوگل (Google Calendar) یک مدیر برنامه قدرتمند، آنلاین و رایگان است که امکاناتی شگفت انگیز و بی نظیر را در اختیار شما می گذارد.

حتی اگر صاحب بیزینسی بزرگ هستید و مدیر برنامه دارید، نیاز به نرم افزاری برای سازماندهی برنامه هایتان دارید. برنامه ای آنلاین که از هم از طرف شما و هم از طرف مدیر برنامه تان قابلیت مشاهده، بروز رسانی داشته باشد و برای هر دو طرف بصورت لحظه ای بروز شود.

در واقع Google Calendar برای افراد و تیم هایی ساخته شده که به کارایی و سازماندهی اهمیت می دهند و تمایل دارند از زمان خود حداکثر استفاده را ببرند.

به احتمال زیاد آدرس ایمیل گوگل (Gmail)  دارید، همین برای دسترسی به تقویم گوگل کافیست. استفاده از تقویم گوگل رایگان است، به زیبایی طراحی شده است، استفاده از آن ساده است و دارای ویژگی های هوشمند است که به شما کمک می کند به راحتی با تیم خود ارتباط برقرار کنید.

چه قبلا با Google Calendar کار کرده باشید، چه تازه می خواهید با آن آشنا شوید، ما لیستی از ۳۵ امکان بی نظیر، قدرتمند و رایگان از تقویم Google آماده کرده ایم که شما را به یک کاربر حرفه ای تبدیل کرده و کمک می کند از زمان خود حداکثر استفاده را ببرید.

چگونه می توان بیشترین استفاده را از تقویم Google داشت؟

برای اینکه از تقویم گوگل حداکثر استفاده را ببرید باید بدانید این فقط یک تقویم نیست !! همچنین باید بدانید این فقط تقویم مستقل و اختصاصی برای شما نیست !!!! 

استفاده از Google Calendar در کسب و کارها و محیط های حرفه ای، به سازماندهی همه ی افراد کمک می کند. اما چگونه؟ خیلی ساده !‌ با به اشتراک گذاشتن تقویم افراد با یکدیگر. 

به این ترتیب می توانید اتاق جلسات را به اشتراک بگذارید،‌ رویداد های تیمی را برنامه ریزی کنید، جلساتی را مخصوص کارمندان دورکاری برنامه ریزی کنید، لیست To-Do (لیست کارهایی که باید در زمان مشخص انجام شوند) را مدیریت کنید و… .

 تقویم گوگل (Google calendar) بخشی از شبکه ابزارهای آنلاین گوگل است، بنابراین به راحتی با سایر ابزار های گوگل مثل Gmail یا Google Task ویا … در ارتباط بوده و یکپارچه کار میکند.

هنگامی که با کاربرد های احتمالی Google Calendar آشنا شوید، می توانید حداکثر استفاده را از ببرید و عملکرد خود، تیم و کسب و کارتان به افزایش دهید.

 

آماده اید تا حداکثر استفاده را از روز شلوغ خود ببرید؟

۳۰ امکان بی نظیر، قدرتمند و رایگان Google Calendar برای مدیران و کسب و کارها

بخش اول: نکاتی برای ایجاد جلسات و رویدادهای بهتر

۱. زمانی را پیدا کنید که همه بتوانند در جلسه شرکت کنند

اگر برنامه های خود را با چندین نفر هماهنگ می کنید (مثلا جلسه ای را برنامه ریزی می کنید) و مطمئن نیستید که چه زمانی مناسب است و همه شرکت کنندگان امکان حضور دارند، تقویم Google دارای یک ویژگی مفید داخلی است که به شما امکان می دهد در یک نگاه دسترسی همه را مشاهده کنید.

هنگام ایجاد یک رویداد، و پس از دعوت شرکت کنندگان،‌ در کنار جزئیات رویداد ، به برگه Find a Time بروید تا نمای کلی از برنامه های شرکت کنندگان خود را مشاهده کنید:

مدیریت جلسات با تقویم گوگل

اگر فضای باز مشاهده کردید ، آن را رزرو کنید! این بدان معناست که محدوده زمانی در دسترس است و شرکت کنندگان امکان حضور دارند.

توجه داشته باشید که فقط می توانید تقویم افرادی را مشاهده کنید که تقویم خود را با شما به اشتراک گذاشته اند. برای یادگیری نحوه به اشتراک گذاری تقویم ها، به پایین بروید.

۲. محل جلسه را روی نقشه نشان دهید

برنامه ریزی جلسه در مکانی جدید و ناآشنا؟ خبر خوب این است که تقویم Google به طور خودکار با Google Maps همگام سازی می شود.

هنگام ایجاد یک رویداد جدید ، می توانید یک مکان فیزیکی اضافه کنید. با تایپ کردن، تقویم Google مکان مورد نظر شما را پیش بینی می کند و نتایج فوری را برای انتخاب ارائه می دهد.

ثبت محل برگزاری جلسات در تقویم گوگل

هنگامی که رویداد ایجاد می شود ، شرکت کنندگان می توانند روی مکان کلیک کنند تا نمای نقشه آن را مشاهده کنند. دیگر در آخرین لحظه گم نمی شوید.

۳. میزبانی جلسات مجازی

آیا اعضای تیم دورکاری هستند و بصورت مجازی در جلسه شرکت میکنند؟ مشکلی نیست.

هنگام ایجاد یک رویداد جدید ، روی افزودن کنفرانس کلیک کنید تا جلسه خود را به یک جلسه مجازی تبدیل کنید. به طور پیش فرض، Google Meet و یا Hangouts برای همه افرادی که از تقویم Google استفاده می کنند در دسترس است.

میزبانی جلسات مجازی در تقویم گوگل

۴. پیوست ها را اضافه کنید

اگر لازم است فایل هایی را (مرتبط با جلسه) در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید، می توانید به جای ارسال ایمیل جداگانه ، فایل ها را مستقیماً به رویداد جلسه خود ضمیمه کنید.
این امر باعث می شود نیازی نباشد شرکت کنندگان، برای یافتن اسناد شما در طول جلسه، در صندوق ورودی ایمیل خود جستجو کنند.
در قسمتی که جزئیات جلسه خود را می نویسید ، نماد پیوست (Add attachment) را در گوشه بالا سمت چپ جستجو کنید.

افزودن فایل فای پیوست جلسات در تقویم گوگل

پس از انتخاب، می توانید فایل را از Google Drive یا رایانه خود اضافه کنید.

۵. تعیین شرکت کنندگان اختیاری

اگر شما میزبان یک جلسه هستید و از افرادی دعوت می کنید که حضور آنها در جلسه الزامی نیست، می توانید هنگام دعوت وضعیت این شرکت کنندگان را اختیاری تنظیم کنید .
به عنوان مثال ، اگر ذینفعان مختلفی دارید که می خواهند وضعیت پروژه شما را بررسی کنند اما لزوماً خود مشارکت کننده نیستند، این ویژگی مفید است.
به طور پیش فرض، هر مهمانی را که به رویداد اضافه میکنید وضعیت حضور اجباری است ، اما با قرار دادن نشانگر روی نماد شخص در کنار نام وی، می توانید وضعیت وی را به اختیاری تغییر دهید.

تعیین شرکت کنندگان اختیاری جلسه در تقویم گوگل

این امر به شرکت کنندگان شما می گوید که به وقت آنها احترام می گذارید و تصمیم گیری در مورد حضور در این جلسه را به خودشان واگذار می کنید.

۶. رویداد های تکراری را یکجا تنظیم کنید

برای مواردی که به صورت تکراری انجام می شوند، به جای ایجاد رویدادهای جدید برای هر کدام، می توانید تعداد تکرار آنها را در تقویم خود انتخاب کنید.
هنگام ایجاد یک رویداد، در تنظیمات زمان و تاریخ، پیش فرض روی Does not repeat تنظیم می شود. اما می توانید این مورد را با کلیک روی منوی کشویی تغییر دهید.

تنظیم رویدادهای تکراری در تقویم گوگل

این ویژگی مدیریت رویدادهای مکرر مانند پروژه های در حال انجام تیم و بررسی های منظم (جلسات هفتگی) را آسان می کند.

۷. در مورد زمان جلسات اتفاق نظر داشته باشید

اگر کسب و کاری بین المللی دارید، حتما می دانید که تلاش برای جمع آوری افراد از مناطق مختلف زمانی می تواند بسیار سخت باشد. این رویداد می گوید که ساعت ۲ بعد از ظهر شروع می شود، اما آیا آن زمان به وقت تهران است یا لندن؟
کار را برای همه آسان کنید، هنگام ایجاد یک رویداد، با انتخاب گزینه Time zone در کنار گزینه های تاریخ و زمان مشخص کنید، زمانی که اعلام کرده اید در چه منطقه زمانی است.

تنظیم منطقه زمانی جلسات در تقویم گوگل

از بعد از این تقویم به طور خودکار ساعت رویداد را برای هر شرکت کننده متناسب با منطقه زمانی خودش نمایش داده میدهد، و چنانچه فرد روی جزئیات رویداد کلیک کنند، ساعت را به همراه منطقه زمانی اصلی که شما انتخاب کرده اید می بیند.

۸. تغییر مالک جلسه

فرض کنید بخاطر یک مشکل اورژانسی و یا یک مساله خانوادگی شما امکان حضور در یک رویداد که از قبل برنامه ریزی کرده اید را نداشته باشید و بخواهید فرد دیگری جلسه شما را برعهده بگیرد، نگران نباشید، می توانید مالک جلسه تغییر دهید.
در سمت چپ نام جلسه، منوی کشویی با عنوان More actions را انتخاب کنید . از آنجا روی Change owner کلیک کنید، ایمیل فردی را که می خواهید مالک جدید باشد وارد کنید، پیام خود را بنویسید و انتخاب خود را تایید کنید:

مالک جدید به همه تنظیمات جلسه دسترسی خواهد داشت تا بتواند جلسه را ویرایش یا بروز کند.

۹. تعریف رویدادهای مشابه

فرض کنید شما باید مجموعه ای از رویدادهای مشابه (با تغییرات جزئی) را ایجاد کنید، ویژگی تکثیر (Duplicate) برای همین کار در نظر گرفته شده است.
به عنوان مثال، پس از موفقیت تیم، یک برنامه ناهار ترتیب داده اید و همه ی اعضای تیم را دعوت کرده اید، و تصمیم می گیرید همین برنامه را برای ماه آینده نیز برنامه ریزی کنید. به جای ایجاد یک رویداد دیگر و اضافه کردن دوازده همکار خود، می توانید رویداد قبلی را تکثیر کرده و فقط زمان و مکان را تغییر دهید.
برای انجام این کار ، از تنظیمات رویداد به منوی باز شده More actions بروید و بر روی Duplicate کلیک کنید. بلافاصله ، یک رویداد جدید با همان جزئیات اول بارگیری می شود ، که می توانید آن را تنظیم و تغییرات مدنظر خود را اعمال کنید:

تعریف رویداد های مشابه در تقویم گوگل

۱۰. بازیابی رویدادهای حذف شده

اوه، نمی توانید آن قرار را که قبلا در تقویم ثبت کرده اید پیدا کنید؟ شاید به طور تصادفی گزینه delete روی آن را زده اید. نگران نباشید، رویدادهای حذف شده تا ۳۰ روز هنوز قابل بازیابی هستند.
در صفحه نمای کلی تقویم Google، به نماد تنظیمات در گوشه بالا سمت راست بروید و روی Trash کلیک کنید.

مرحله اول بازیابی رویدادهای حذف شده در تقویم گوگل

در آنجا ، لیستی از موارد حذف شده را مشاهده خواهید کرد که می توانید آنها را بازیابی کنید. اگر فقط یک مورد است، در ردیف مربوطه روی پیکان خمیده در سمت راست کلیک کنید.

بازیابی تکی رویداد حذف شده در تقویم گوگل

اگر چندین رویداد برای بازیابی وجود دارد، هر کدام را که میخواهید بازیابی کنید علامت بزنید و سپس روی پیکان خمیده در بالای لیست کلیک کنید.

بازیابی گروهی رویدادهای حذف شده در تقویم گوگل

بخش دوم: استفاده از امکانات بیشتر با افزونه ها

۱۱. از مرورگر کروم (Chrome) خود به تقویم Google دسترسی پیدا کنید

اگر از کاربران Google Chrome هستید، یک راه سریع برای مشاهده رویدادهای تقویم آینده بدون نیاز به خروج از صفحه وجود دارد، برای نصب این برنامه افزودنی اینجا کلیک کنید.
این افزونه یک دکمه را به نوار ابزار مرورگر Chrome شما اضافه می کند، که به شما امکان می دهد برنامه خود را مشاهده کرده یا رویدادی را بدون توجه به صفحه ای که در حال حاضر در آن هستید، اضافه کنید.

افزودنی دسترسی به تقویم گوگل از طریق مرورگر کروم

۱۲. یک رویداد را یکباره در چند تاریخ مجزا کپی کنید

با Google Calendar Plus، می توانید به سرعت یک رویداد را چندین بار در روزهای مختلف کپی کنید. این با کپی یک رویداد یا تنظیم یک رویداد مکرر متفاوت است.
به عنوان مثال، برای بررسی یک موضوع نیاز دارید در چندین تاریخ متفاوت جلساتی را از قبل برنامه ریزی کنید که هر هفته در زمان مشابه ای برگزار نمی شوند.
برای اینکار کافی است به سادگی اولین رویداد را ایجاد کرده و آن را همزمان در چهار تاریخ دیگر کپی کنید. برای مشاهده نحوه کارکرد این افزونه این ویدیو را ببینید.

۱۳. زمان خود را برای چه چیزی صرف می کنید ؟

با Toggl می توانید میزان زمانی را که برای رویدادهای تقویم خود صرف می کنید ، مانند قرار ملاقات ، جلسات مشتری و جلسات تیمی و … پیگیری کنید.

اگر براساس ساعت کارکرد، هزینه دریافت می کنید،‌ Toggl یک ابزار عالی است برای بدست آوردن دقیق ساعات کاری، این افزونه همچنین به شما در مدیریت زمان کمک می کند. آگاهی از زمان هایی که صرف کارهای مختلف می کنید، شما را تشویق می کند روی موضوعات مهم بیشتر تمرکز کنید و برای آنها وقت بگذارید.

پیگیری زمان های صرف شده در تقویم گوگل

بخش سوم: کار با چندین تقویم

۱۴. تقویم های جداگانه ایجاد کنید

اگر چندین کار متفاوت انجام می دهید، ایده خوبی است که آنها را در تقویم های جداگانه مدیریت کنید. به عنوان مثال ، اگر شما در حال مدیریت یک کسب و کار کوچک هستید و مسئولیت های زیادی (بازاریابی ، ارتباطات و فروش …) دارید، ایجاد تقویم های جداگانه به شما امکان می دهد نحوه و میزان تخصیص زمان در هر موضوع را بهتر پیگیری کنید.
برای انجام این کار، در پنل سمت چپ که همه تقویم ها در آن نمایش داده می شود، روی نماد + در کنار Other calendars کلیک کنید و Add other calendars را انتخاب کنید.

ایجاد جندین تقویم در تقویم گوگل

اگر می خواهید دیگران بتوانند تقویمی را که ایجاد کرده اید مشاهده یا ویرایش کنند، می توانید در قسمت تنظیمات و اشتراک گذاری آن را با افراد خاصی به اشتراک بگذارید:

پس از ایجاد، می توانید آن را در قسمت My calendars پیدا کنید و از آنجا تنظیمات تقویم، مجوزها و اعلان ها را تنظیم کنید.
یکی دیگر از مزایای داشتن چندین تقویم این است که می توانید با فعال کردن تیک تقویم در سایدبار سمت چپ، قابلیت مشاهده یا روشن شدن هر یک را تغییر دهید. به این ترتیب، اگر می خواهید فقط روی یکی تمرکز کنید، می توانید بقیه را از حالت انتخاب خارج کنید تا در تقویم همان چیزی را ببینید که میخواهید.

۱۵. تقویم های مشترک ایجاد کنید

اگر می خواهید دیگران بتوانند تقویمی را که ایجاد کرده اید مشاهده یا ویرایش کنند، می توانید در قسمت تنظیمات و اشتراک گذاری آن را با افراد خاصی به اشتراک بگذارید:

برای به اشتراک گذاشتن تقویم دلایل مختلفی ممکن است داشته باشیم. به عنوان مثال، یک تیم می تواند از یک تقویم مشترک برای اطلاع همه ی اعضا از تعطیلات استفاده کند. یا مدیر می تواند تقویم خود را با دستیاری که در مدیریت برنامه او کمک می کند، به اشتراک بگذارد.

هنگام به اشتراک گذاری تقویم، می توانید مجوز افراد را یکی از چهار حالت زیر تعیین کنید:

  • مشاهده فقط آزاد/مشغول (پنهان کردن جزئیات)
  • فقط مشاهده همه جزئیات رویدادها ( بدون امکان حذف یا ویرایش)
  • تغییراتی در رویدادها ایجاد کنید (امکان مشاهده، ویرایش و حذف)
  • تغییرات را ایجاد کرده و اشتراک گذاری را مدیریت کنید (امکان مشاهده، ویرایش، حذف و اشتراک گذاری)

۱۶. تقویم های دیگر را اضافه کنید

اگر می خواهید به تقویم شخص دیگری دسترسی داشته باشید و ضمن مشاهده آن را در زیر لیست Other Calendars اضافه کنید، روی نماد + کلیک کنید و Subscribe to calendar را انتخاب کنید. برای ارسال درخواست دسترسی به تقویم افراد، آدرس Gmail آنها را وارد کنید. قبل از اینکه بتوانید برنامه آنها را ببینید، باید منتظر باشید تا آنها دسترسی شما به تقویم خود را تایید کنند:

افزودن تقویم های دیگر در تقویم گوگل

وقتی در تقویم شخص دیگری مشترک هستید، همه رویدادهای آنها در تقویم شما ظاهر می شود. اگر می خواهید فقط رویدادهای آنها را مشاهده کنید، می توانید تیک دیگر تقویم ها را بردارید.
با دسترسی به تقویم افراد دیگر، می توانید به سرعت در دسترس بودن آنها را مشاهده کنید تا بتوانید راحت قرار هایتان را با آنها برنامه ریزی کنید.

۱۷. تعطیلات رسمی را فراموش نکنید

آیا می خواهید تعطیلات رسمی ایران را نیز در تقویم خود داشته باشید تا هنگام برنامه ریزی دچار اشتباه نشوید و برنامه هایتان به هم نریزد؟
کافیست روی نماد + در مقابل Other calendars کلیک کنید و به فهرست تقویم های مورد علاقه بروید:

اضافه کردن تعظیلات رسمی ایران به تقویم گوگل

از اینجا ، می توانید تقویم مختلف از جمله تعطیلات رسمی ایران را به لیست خود اضافه کنید ، یا نماد پیش نمایش را فشار دهید تا تقویم تعطیلات در یک برگه جدید باز شود.

بخش چهارم: در زمان صرفه جویی کنید

۱۸. رویدادها را بکشید و رها کنید

برای تغییر سریع تاریخ یا زمان رویداد موجود در تقویم، کافی است آن را بکشید و در محل جدید خود قرار دهید.

یا اگر می خواهید زمان شروع یا پایان رویداد را تغییر دهید با کشیدن لبه های افقی کادر رویداد به بالا یا پایین این کار را انجام دهید.

۱۹. میانبرهای صفحه کلید

برای فعال کردن استفاده از میانبرها، روی نماد تنظیمات در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید. در پنل سمت چپ و زیر قسمت General، به Keyboard shortcuts بروید و مطمئن شوید که کادر Enable keyboard shortcuts علامت خورده است: 

میانبرهای صفحه کلید در تقویم گوگل

پس از آن، می توانید با فشردن دکمه علامت سوال روی صفحه کلید (در حالت انگلیسی) ، به سرعت راهنمایی از همه میانبرهای موجود را مشاهده کنید:

راهنمای میانبرهای صفحه کلید در تقویم گوگل

بخش پنجم: همه چیز را مطابق با سلیقه و نیاز خود بچینید

۲۰. نوار کناری را مخفی کنید

یک صفحه خالی (بدون عوامل حواس پرتی) باعث می شود بتوانید عمیق تر تمرکز کنید. تقویم گوگل دارای بسیاری از ویژگی های مفید است، اما وقتی قصد استفاده از همه آنها را ندارید، می توانید فعلاً آن را مخفی نگه دارید تا بر موارد مهم تمرکز کنید.
دکمه همبرگر (نماد با سه خط) را انتخاب کنید تا پنل سمت چپ به حداقل برسد تا تقویم شما بتواند در مرکز قرار گیرد:

مخفی کردن سایدبار در تقویم گوگل

۲۱. رویداد ها را جست و جو کنید

برای شما هم قطعا اتفاق افتاده، که عجله دارید و بدون توجه به جزئیات، دعوت جلسه ای مهم را قبول کنید، اما چند روز بعد زمان جلسه را یادتان نمی آید.
به جای در روزهای مختلف به دنبال آن بگردید، می توانید از نوار جستجوی پیشرفته استفاده کنید تا با فیلتر کردن اینکه چه کسی آن را ارسال کرده  بود، در مورد چه چیزی بوده، محل جلسه کجا خواهد بود یا هر جزئیات دیگری که می توانید به خاطر بیاورید، سریعاً آنچه را که نیاز دارید پیدا کنید.

جستجوی رویداد ها در تقویم گوگل

۲۲. رویدادهای خود را با رنگ آمیزی کدگذاری کنید

اگر رویدادهای زیادی در تقویم خود دارید، به جای اینکه به شما کمک کند تصویر واضحی از برنامه های پیش رو به شما بدهد، برعکس باعث هرج و مرج ذهنی می شود.

خبر خوب این است که می تواند برای هر تقویم رنگ متفاوتی انتخاب کنید تا به طور پیش فرض برای رویداد های آن تقویم آن رنگ پیش فرض در نظر بگیرد (دلیل دیگری که نگه داشتن تقویم جداگانه ایده خوبی است).
به عنوان مثال، در زیر می توانید به سرعت تفاوت بین جلسات ارتباطات (قرمز)، جلسات استراتژی (سبز) و جلسات فروش (آبی) را تشخیص دهید:

کدگذاری رویدادها با رنگ آمیزی در تقویم گوگل

اگر می خواهید این تقسیم بندی را حتی ریز تر در نظر بگیرید، می توانید برای هر رویداد خاص نیز رنگ متفاوتی انتخاب کنید. این تنظیمات را در صفحه تنظیم رویداد می توانید انجام دهید.

رنگ آمیزی یک رویداد خاص در تقویم گوگل

بخش ششم: بهره وری خود را افزایش دهید

۲۳. نمای تقویم خود را سفارشی کنید

دوست دارید در تقویم خود را برنامه روزهای بیشتری را ببینید و یا برنامه امروز را با جزئیات بیشتری ببینید؟ یک راه سریع برای انجام این کار این است که منوی کشویی را در سمت راست نماد تنظیمات در گوشه بالا سمت راست صفحه انتخاب کنید.
به طور پیش فرض، نمایش هفته انتخاب شده است، اما می توانید بین روز، ماه، سال، Schedule و ۴ روز یکی را انتخاب کنید. آخرین گزینه (۴ روز) قابلیت سفارشی سازی دارد یعنی می توانید آن را در Setting> General> View options> Set custom view تغییر دهید.

سفارشی سازی نمای تقویم در تقویم گوگل

اگر در حال استفاده از تقویم کاری هستید، می توانید با غیرفعال کردن Show weekends کمی فضای بیشتری به خود اختصاص دهید تا ببینید چه چیزی در هفته کاری پیش روی شماست.

۲۴. از رویدادهای آینده مطلع شوید

اگر نمی خواهید جلسات و رویداد های مهم را از دست بدهید،‌ کافیست اعلان رویدادها (Event Notification) در تنظیمات تقویم روشن کنید. دو روش برای دریافت اعلان ها وجود دارد:

  • ایمیل
  • نمایش یک پاپ آپ در گوشه صفحه تقویم
تنظیمات اعلان ها در تقویم گوگل

اگر می خواهید برای همه رویدادها در همه تقویم ها اعلان دریافت کنید، در تنظیمات کلی (غیر تقویم خاص)، در قسمت تنظیمات رویداد، می توانید اعلان ها را به طور کلی خاموش یا روشن کنید.

۲۵. با یک ایمیل از برنامه روزانه خود بیدار شوید

یک ویژگی مفید برای کسانی که دوست دارند با شروع روز از برنامه روزانه خود خبر داشته باشند، ارسال ایمیل برنامه روزانه توسط Google Calendar است.
برای روشن کردن این ویژگی، در تنظیمات تقویم خود به Other notifications> Daily agenda بروید:

ارسال برنامه روزانه با ایمیل توسط تقویم گوگل

۲۶. اعلان های پاسخ خود را تنظیم کنید

وقتی رویدادی را ارسال می کنید و شرکت کنندگان شما پاسخ می دهند بله ، خیر ، یا شاید حضور داشته باشم – به اینها پاسخ رویداد (Event response) گفته می شود. با هر پاسخ از شرکت کنندگان یک ایمیل برای شما ارسال می شود. این موضوع ممکن است باعث شلوغی صندوق دریافت (ّInbox) شما شود مخصوصا اگر رویداد های بزرگ (با تعداد زیادی شرکت کننده) را برنامه ریزی می کنید.
برای غیرفعال کردن این اعلان ها به Setting> Other notifications> Event responses بروید و گزینه None را انتخاب کنید.

تنظیمات اعلان پاسخ رویدادها در تقویم گوگل

۲۷. خصوصی نگه داشتن رویدادهای خود

اگر دسترسی تقویم خود را به اشتراک گذاشته اید، همه رویدادهایی که دارید به طور پیش فرض توسط افرادی که تقویم خود را با آنها به اشتراک گذاشته اید قابل مشاهده است. با این حال، همچنان می توانید تنظیمات قابل مشاهده بودن رویدادها را ویرایش کنید.
هنگام ایجاد یا تغییر یک رویداد، منوی کشویی Default visibility را انتخاب کنید تا رویداد به Private تغییر دهید:

تنظیم یک رویداد به عنوان خصوصی در تقویم گوگل

اگر برای کاری شخصی، نیاز به خروج از دفتر دارید، ممکن است از این روش برای خصوصی نگه داشتن جزئیات قرار خود استفاده کنید.

بخش هفتم: فراتر از تقویم

۲۸. با تنظیم یادآور (Reminder) هیچ چیز را فراموش نگنید

اگر نیاز به تنظیم یادآور دارید (مانند ارسال گزارش هفتگی در پایان هر هفته)، اما لزوماً نمی خواهید رویدادی برای این منظور ایجاد کنید، Reminders بهترین ویژگی برای استفاده است.
مطمئن شوید تقویم Reminders را در نوار ابزار سمت چپ شما تیک زده اید، سپس بروید و روی تقویم خود کلیک کنید تا یک رویداد جدید ایجاد کنید، اما نوع رویداد را به Reminder تغییر دهید.

تنظیم یادآور از داخل تقویم گوگل

هنگامی که زنگ یادآوری به صدا در بیاید،‌ تا زمانی که Mark as complete را انتخاب نکنید، Reminders به کار خود (یادآوری ثبت گزارش) ادامه می دهد. حتی تمام طول روز.

۲۹. تقویم خود را با Google Tasks یکپارچه کنید

نرم افزارهای To-Do List زیادی وجود دارند، اما لیست وظایف بدون مهلت،‌ برای انجام، خیلی جدی گرفته نمی شوند. به همین دلیل استفاده از Google Task به عنوان نرم افزار To-Do آن هم بصورت یکپارچه با تقویم و از داخل Google Calendar (در نوار ابزار سمت راست در تقویم یافت می شود) مفید است زیرا می توانید برای وظایف مهلت انجام تعریف کنید تا خود را برای تکمیل وظایف مشخص شده مسئول بدانید:

ایجاد وظایف در تقویم گوگل

نمایش لیست کارها به همراه مهلت در کنار تقویم به شما کمک می کند تا برنامه ریزی کارآمد تری داشته باشید.

۳۰. برای شرکت کنندگان یک رویداد ایمیل بفرستید

در صورت نیاز به ارسال ایمیل برای شرکت کنندگان در جلسه، می توانید این کار را مستقیماً از تقویم Google انجام دهید بدون اینکه مجبور باشید برگه جدیدی برای Gmail باز کنید.
رویداد جلسه خود را باز کرده و بر روی نماد پاکت زیر لیست مهمانان خود کلیک کنید . آدرس ایمیل شرکت کنندگان شما و همچنین موضوع ایمیل شما با عنوان رویداد از قبل پر شده است ، بنابراین تنها کاری که باید انجام دهید این است که پیام خود را تایپ کنید و ارسال را فشار دهید.

امکانات بی نظیر، قدرتمند و رایگان تقویم گوگل برای مدیران و کسب و کارها

اگر برای اولین بار با تقویم Google شروع به کار کرده اید، ممکن است به نظر برسد که ویژگی های زیادی وجود دارد که می توانید به راحتی در آنها گم شوید.
اما مطمئن باشید اگر گوگل یک کار را واقعا خوب انجام دهد، گوش دادن به حرفهای کاربران است. گوگل بازخورد های کاربران را برای دانستن ویژگی های مفید و مورد نیاز جمع‌آوری می کند و به طور مرتب به افزودن و یا حذف وویژگی ها می پردازد. بنابراین اگر ویژگی ای وجود داشته باشد، مفید خواهد بود.
پیشنهاد می کنید همین حالا آن را امتحان کنید. قول می دهیم از اینکه چرا تا حالا از آن کمک نگرفته اید متعجب خواهید شد.

۳۰ امکان بی نظیر، قدرتمند و رایگان Google Calendar برای مدیران و کسب و کارها

اگر صاحب کسب و کاری کوچک هستید و از پس هزینه استخدام فردی برای مدیریت برنامه هایتان بر نمی آیید، نگران نباشید. تقویم گوگل (Google Calendar) یک مدیر برنامه قدرتمند، آنلاین و رایگان است که امکاناتی شگفت انگیز و بی نظیر را در اختیار شما می گذارد.

حتی اگر صاحب بیزینسی بزرگ هستید و مدیر برنامه دارید، نیاز به نرم افزاری برای سازماندهی برنامه هایتان دارید. برنامه ای آنلاین که از هم از طرف شما و هم از طرف مدیر برنامه تان قابلیت مشاهده، بروز رسانی داشته باشد و برای هر دو طرف بصورت لحظه ای بروز شود.

در واقع Google Calendar برای افراد و تیم هایی ساخته شده که به کارایی و سازماندهی اهمیت می دهند و تمایل دارند از زمان خود حداکثر استفاده را ببرند.

به احتمال زیاد آدرس ایمیل گوگل (Gmail)  دارید، همین برای دسترسی به تقویم گوگل کافیست. استفاده از تقویم گوگل رایگان است، به زیبایی طراحی شده است، استفاده از آن ساده است و دارای ویژگی های هوشمند است که به شما کمک می کند به راحتی با تیم خود ارتباط برقرار کنید.

چه قبلا با Google Calendar کار کرده باشید، چه تازه می خواهید با آن آشنا شوید، ما لیستی از ۳۵ امکان بی نظیر، قدرتمند و رایگان از تقویم Google آماده کرده ایم که شما را به یک کاربر حرفه ای تبدیل کرده و کمک می کند از زمان خود حداکثر استفاده را ببرید.

چگونه می توان بیشترین استفاده را از تقویم Google داشت؟

برای اینکه از تقویم گوگل حداکثر استفاده را ببرید باید بدانید این فقط یک تقویم نیست !! همچنین باید بدانید این فقط تقویم مستقل و اختصاصی برای شما نیست !!!! 

استفاده از Google Calendar در کسب و کارها و محیط های حرفه ای، به سازماندهی همه ی افراد کمک می کند. اما چگونه؟ خیلی ساده !‌ با به اشتراک گذاشتن تقویم افراد با یکدیگر. 

به این ترتیب می توانید اتاق جلسات را به اشتراک بگذارید،‌ رویداد های تیمی را برنامه ریزی کنید، جلساتی را مخصوص کارمندان دورکاری برنامه ریزی کنید، لیست To-Do (لیست کارهایی که باید در زمان مشخص انجام شوند) را مدیریت کنید و… .

 تقویم گوگل (Google calendar) بخشی از شبکه ابزارهای آنلاین گوگل است، بنابراین به راحتی با سایر ابزار های گوگل مثل Gmail یا Google Task ویا … در ارتباط بوده و یکپارچه کار میکند.

هنگامی که با کاربرد های احتمالی Google Calendar آشنا شوید، می توانید حداکثر استفاده را از ببرید و عملکرد خود، تیم و کسب و کارتان به افزایش دهید.

 

آماده اید تا حداکثر استفاده را از روز شلوغ خود ببرید؟

۳۰ امکان بی نظیر، قدرتمند و رایگان Google Calendar برای مدیران و کسب و کارها

بخش اول: نکاتی برای ایجاد جلسات و رویدادهای بهتر

۱. زمانی را پیدا کنید که همه بتوانند در جلسه شرکت کنند

اگر برنامه های خود را با چندین نفر هماهنگ می کنید (مثلا جلسه ای را برنامه ریزی می کنید) و مطمئن نیستید که چه زمانی مناسب است و همه شرکت کنندگان امکان حضور دارند، تقویم Google دارای یک ویژگی مفید داخلی است که به شما امکان می دهد در یک نگاه دسترسی همه را مشاهده کنید.

هنگام ایجاد یک رویداد، و پس از دعوت شرکت کنندگان،‌ در کنار جزئیات رویداد ، به برگه Find a Time بروید تا نمای کلی از برنامه های شرکت کنندگان خود را مشاهده کنید:

مدیریت جلسات با تقویم گوگل

اگر فضای باز مشاهده کردید ، آن را رزرو کنید! این بدان معناست که محدوده زمانی در دسترس است و شرکت کنندگان امکان حضور دارند.

توجه داشته باشید که فقط می توانید تقویم افرادی را مشاهده کنید که تقویم خود را با شما به اشتراک گذاشته اند. برای یادگیری نحوه به اشتراک گذاری تقویم ها، به پایین بروید.

۲. محل جلسه را روی نقشه نشان دهید

برنامه ریزی جلسه در مکانی جدید و ناآشنا؟ خبر خوب این است که تقویم Google به طور خودکار با Google Maps همگام سازی می شود.

هنگام ایجاد یک رویداد جدید ، می توانید یک مکان فیزیکی اضافه کنید. با تایپ کردن، تقویم Google مکان مورد نظر شما را پیش بینی می کند و نتایج فوری را برای انتخاب ارائه می دهد.

ثبت محل برگزاری جلسات در تقویم گوگل

هنگامی که رویداد ایجاد می شود ، شرکت کنندگان می توانند روی مکان کلیک کنند تا نمای نقشه آن را مشاهده کنند. دیگر در آخرین لحظه گم نمی شوید.

۳. میزبانی جلسات مجازی

آیا اعضای تیم دورکاری هستند و بصورت مجازی در جلسه شرکت میکنند؟ مشکلی نیست.

هنگام ایجاد یک رویداد جدید ، روی افزودن کنفرانس کلیک کنید تا جلسه خود را به یک جلسه مجازی تبدیل کنید. به طور پیش فرض، Google Meet و یا Hangouts برای همه افرادی که از تقویم Google استفاده می کنند در دسترس است.

میزبانی جلسات مجازی در تقویم گوگل

۴. پیوست ها را اضافه کنید

اگر لازم است فایل هایی را (مرتبط با جلسه) در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید، می توانید به جای ارسال ایمیل جداگانه ، فایل ها را مستقیماً به رویداد جلسه خود ضمیمه کنید.
این امر باعث می شود نیازی نباشد شرکت کنندگان، برای یافتن اسناد شما در طول جلسه، در صندوق ورودی ایمیل خود جستجو کنند.
در قسمتی که جزئیات جلسه خود را می نویسید ، نماد پیوست (Add attachment) را در گوشه بالا سمت چپ جستجو کنید.

افزودن فایل فای پیوست جلسات در تقویم گوگل

پس از انتخاب، می توانید فایل را از Google Drive یا رایانه خود اضافه کنید.

۵. تعیین شرکت کنندگان اختیاری

اگر شما میزبان یک جلسه هستید و از افرادی دعوت می کنید که حضور آنها در جلسه الزامی نیست، می توانید هنگام دعوت وضعیت این شرکت کنندگان را اختیاری تنظیم کنید .
به عنوان مثال ، اگر ذینفعان مختلفی دارید که می خواهند وضعیت پروژه شما را بررسی کنند اما لزوماً خود مشارکت کننده نیستند، این ویژگی مفید است.
به طور پیش فرض، هر مهمانی را که به رویداد اضافه میکنید وضعیت حضور اجباری است ، اما با قرار دادن نشانگر روی نماد شخص در کنار نام وی، می توانید وضعیت وی را به اختیاری تغییر دهید.

تعیین شرکت کنندگان اختیاری جلسه در تقویم گوگل

این امر به شرکت کنندگان شما می گوید که به وقت آنها احترام می گذارید و تصمیم گیری در مورد حضور در این جلسه را به خودشان واگذار می کنید.

۶. رویداد های تکراری را یکجا تنظیم کنید

برای مواردی که به صورت تکراری انجام می شوند، به جای ایجاد رویدادهای جدید برای هر کدام، می توانید تعداد تکرار آنها را در تقویم خود انتخاب کنید.
هنگام ایجاد یک رویداد، در تنظیمات زمان و تاریخ، پیش فرض روی Does not repeat تنظیم می شود. اما می توانید این مورد را با کلیک روی منوی کشویی تغییر دهید.

تنظیم رویدادهای تکراری در تقویم گوگل

این ویژگی مدیریت رویدادهای مکرر مانند پروژه های در حال انجام تیم و بررسی های منظم (جلسات هفتگی) را آسان می کند.

۷. در مورد زمان جلسات اتفاق نظر داشته باشید

اگر کسب و کاری بین المللی دارید، حتما می دانید که تلاش برای جمع آوری افراد از مناطق مختلف زمانی می تواند بسیار سخت باشد. این رویداد می گوید که ساعت ۲ بعد از ظهر شروع می شود، اما آیا آن زمان به وقت تهران است یا لندن؟
کار را برای همه آسان کنید، هنگام ایجاد یک رویداد، با انتخاب گزینه Time zone در کنار گزینه های تاریخ و زمان مشخص کنید، زمانی که اعلام کرده اید در چه منطقه زمانی است.

تنظیم منطقه زمانی جلسات در تقویم گوگل

از بعد از این تقویم به طور خودکار ساعت رویداد را برای هر شرکت کننده متناسب با منطقه زمانی خودش نمایش داده میدهد، و چنانچه فرد روی جزئیات رویداد کلیک کنند، ساعت را به همراه منطقه زمانی اصلی که شما انتخاب کرده اید می بیند.

۸. تغییر مالک جلسه

فرض کنید بخاطر یک مشکل اورژانسی و یا یک مساله خانوادگی شما امکان حضور در یک رویداد که از قبل برنامه ریزی کرده اید را نداشته باشید و بخواهید فرد دیگری جلسه شما را برعهده بگیرد، نگران نباشید، می توانید مالک جلسه تغییر دهید.
در سمت چپ نام جلسه، منوی کشویی با عنوان More actions را انتخاب کنید . از آنجا روی Change owner کلیک کنید، ایمیل فردی را که می خواهید مالک جدید باشد وارد کنید، پیام خود را بنویسید و انتخاب خود را تایید کنید:

مالک جدید به همه تنظیمات جلسه دسترسی خواهد داشت تا بتواند جلسه را ویرایش یا بروز کند.

۹. تعریف رویدادهای مشابه

فرض کنید شما باید مجموعه ای از رویدادهای مشابه (با تغییرات جزئی) را ایجاد کنید، ویژگی تکثیر (Duplicate) برای همین کار در نظر گرفته شده است.
به عنوان مثال، پس از موفقیت تیم، یک برنامه ناهار ترتیب داده اید و همه ی اعضای تیم را دعوت کرده اید، و تصمیم می گیرید همین برنامه را برای ماه آینده نیز برنامه ریزی کنید. به جای ایجاد یک رویداد دیگر و اضافه کردن دوازده همکار خود، می توانید رویداد قبلی را تکثیر کرده و فقط زمان و مکان را تغییر دهید.
برای انجام این کار ، از تنظیمات رویداد به منوی باز شده More actions بروید و بر روی Duplicate کلیک کنید. بلافاصله ، یک رویداد جدید با همان جزئیات اول بارگیری می شود ، که می توانید آن را تنظیم و تغییرات مدنظر خود را اعمال کنید:

تعریف رویداد های مشابه در تقویم گوگل

۱۰. بازیابی رویدادهای حذف شده

اوه، نمی توانید آن قرار را که قبلا در تقویم ثبت کرده اید پیدا کنید؟ شاید به طور تصادفی گزینه delete روی آن را زده اید. نگران نباشید، رویدادهای حذف شده تا ۳۰ روز هنوز قابل بازیابی هستند.
در صفحه نمای کلی تقویم Google، به نماد تنظیمات در گوشه بالا سمت راست بروید و روی Trash کلیک کنید.

مرحله اول بازیابی رویدادهای حذف شده در تقویم گوگل

در آنجا ، لیستی از موارد حذف شده را مشاهده خواهید کرد که می توانید آنها را بازیابی کنید. اگر فقط یک مورد است، در ردیف مربوطه روی پیکان خمیده در سمت راست کلیک کنید.

بازیابی تکی رویداد حذف شده در تقویم گوگل

اگر چندین رویداد برای بازیابی وجود دارد، هر کدام را که میخواهید بازیابی کنید علامت بزنید و سپس روی پیکان خمیده در بالای لیست کلیک کنید.

بازیابی گروهی رویدادهای حذف شده در تقویم گوگل

بخش دوم: استفاده از امکانات بیشتر با افزونه ها

۱۱. از مرورگر کروم (Chrome) خود به تقویم Google دسترسی پیدا کنید

اگر از کاربران Google Chrome هستید، یک راه سریع برای مشاهده رویدادهای تقویم آینده بدون نیاز به خروج از صفحه وجود دارد، برای نصب این برنامه افزودنی اینجا کلیک کنید.
این افزونه یک دکمه را به نوار ابزار مرورگر Chrome شما اضافه می کند، که به شما امکان می دهد برنامه خود را مشاهده کرده یا رویدادی را بدون توجه به صفحه ای که در حال حاضر در آن هستید، اضافه کنید.

افزودنی دسترسی به تقویم گوگل از طریق مرورگر کروم

۱۲. یک رویداد را یکباره در چند تاریخ مجزا کپی کنید

با Google Calendar Plus، می توانید به سرعت یک رویداد را چندین بار در روزهای مختلف کپی کنید. این با کپی یک رویداد یا تنظیم یک رویداد مکرر متفاوت است.
به عنوان مثال، برای بررسی یک موضوع نیاز دارید در چندین تاریخ متفاوت جلساتی را از قبل برنامه ریزی کنید که هر هفته در زمان مشابه ای برگزار نمی شوند.
برای اینکار کافی است به سادگی اولین رویداد را ایجاد کرده و آن را همزمان در چهار تاریخ دیگر کپی کنید. برای مشاهده نحوه کارکرد این افزونه این ویدیو را ببینید.

۱۳. زمان خود را برای چه چیزی صرف می کنید ؟

با Toggl می توانید میزان زمانی را که برای رویدادهای تقویم خود صرف می کنید ، مانند قرار ملاقات ، جلسات مشتری و جلسات تیمی و … پیگیری کنید.

اگر براساس ساعت کارکرد، هزینه دریافت می کنید،‌ Toggl یک ابزار عالی است برای بدست آوردن دقیق ساعات کاری، این افزونه همچنین به شما در مدیریت زمان کمک می کند. آگاهی از زمان هایی که صرف کارهای مختلف می کنید، شما را تشویق می کند روی موضوعات مهم بیشتر تمرکز کنید و برای آنها وقت بگذارید.

پیگیری زمان های صرف شده در تقویم گوگل

بخش سوم: کار با چندین تقویم

۱۴. تقویم های جداگانه ایجاد کنید

اگر چندین کار متفاوت انجام می دهید، ایده خوبی است که آنها را در تقویم های جداگانه مدیریت کنید. به عنوان مثال ، اگر شما در حال مدیریت یک کسب و کار کوچک هستید و مسئولیت های زیادی (بازاریابی ، ارتباطات و فروش …) دارید، ایجاد تقویم های جداگانه به شما امکان می دهد نحوه و میزان تخصیص زمان در هر موضوع را بهتر پیگیری کنید.
برای انجام این کار، در پنل سمت چپ که همه تقویم ها در آن نمایش داده می شود، روی نماد + در کنار Other calendars کلیک کنید و Add other calendars را انتخاب کنید.

ایجاد جندین تقویم در تقویم گوگل

اگر می خواهید دیگران بتوانند تقویمی را که ایجاد کرده اید مشاهده یا ویرایش کنند، می توانید در قسمت تنظیمات و اشتراک گذاری آن را با افراد خاصی به اشتراک بگذارید:

پس از ایجاد، می توانید آن را در قسمت My calendars پیدا کنید و از آنجا تنظیمات تقویم، مجوزها و اعلان ها را تنظیم کنید.
یکی دیگر از مزایای داشتن چندین تقویم این است که می توانید با فعال کردن تیک تقویم در سایدبار سمت چپ، قابلیت مشاهده یا روشن شدن هر یک را تغییر دهید. به این ترتیب، اگر می خواهید فقط روی یکی تمرکز کنید، می توانید بقیه را از حالت انتخاب خارج کنید تا در تقویم همان چیزی را ببینید که میخواهید.

۱۵. تقویم های مشترک ایجاد کنید

اگر می خواهید دیگران بتوانند تقویمی را که ایجاد کرده اید مشاهده یا ویرایش کنند، می توانید در قسمت تنظیمات و اشتراک گذاری آن را با افراد خاصی به اشتراک بگذارید:

برای به اشتراک گذاشتن تقویم دلایل مختلفی ممکن است داشته باشیم. به عنوان مثال، یک تیم می تواند از یک تقویم مشترک برای اطلاع همه ی اعضا از تعطیلات استفاده کند. یا مدیر می تواند تقویم خود را با دستیاری که در مدیریت برنامه او کمک می کند، به اشتراک بگذارد.

هنگام به اشتراک گذاری تقویم، می توانید مجوز افراد را یکی از چهار حالت زیر تعیین کنید:

  • مشاهده فقط آزاد/مشغول (پنهان کردن جزئیات)
  • فقط مشاهده همه جزئیات رویدادها ( بدون امکان حذف یا ویرایش)
  • تغییراتی در رویدادها ایجاد کنید (امکان مشاهده، ویرایش و حذف)
  • تغییرات را ایجاد کرده و اشتراک گذاری را مدیریت کنید (امکان مشاهده، ویرایش، حذف و اشتراک گذاری)

۱۶. تقویم های دیگر را اضافه کنید

اگر می خواهید به تقویم شخص دیگری دسترسی داشته باشید و ضمن مشاهده آن را در زیر لیست Other Calendars اضافه کنید، روی نماد + کلیک کنید و Subscribe to calendar را انتخاب کنید. برای ارسال درخواست دسترسی به تقویم افراد، آدرس Gmail آنها را وارد کنید. قبل از اینکه بتوانید برنامه آنها را ببینید، باید منتظر باشید تا آنها دسترسی شما به تقویم خود را تایید کنند:

افزودن تقویم های دیگر در تقویم گوگل

وقتی در تقویم شخص دیگری مشترک هستید، همه رویدادهای آنها در تقویم شما ظاهر می شود. اگر می خواهید فقط رویدادهای آنها را مشاهده کنید، می توانید تیک دیگر تقویم ها را بردارید.
با دسترسی به تقویم افراد دیگر، می توانید به سرعت در دسترس بودن آنها را مشاهده کنید تا بتوانید راحت قرار هایتان را با آنها برنامه ریزی کنید.

۱۷. تعطیلات رسمی را فراموش نکنید

آیا می خواهید تعطیلات رسمی ایران را نیز در تقویم خود داشته باشید تا هنگام برنامه ریزی دچار اشتباه نشوید و برنامه هایتان به هم نریزد؟
کافیست روی نماد + در مقابل Other calendars کلیک کنید و به فهرست تقویم های مورد علاقه بروید:

اضافه کردن تعظیلات رسمی ایران به تقویم گوگل

از اینجا ، می توانید تقویم مختلف از جمله تعطیلات رسمی ایران را به لیست خود اضافه کنید ، یا نماد پیش نمایش را فشار دهید تا تقویم تعطیلات در یک برگه جدید باز شود.

بخش چهارم: در زمان صرفه جویی کنید

۱۸. رویدادها را بکشید و رها کنید

برای تغییر سریع تاریخ یا زمان رویداد موجود در تقویم، کافی است آن را بکشید و در محل جدید خود قرار دهید.

یا اگر می خواهید زمان شروع یا پایان رویداد را تغییر دهید با کشیدن لبه های افقی کادر رویداد به بالا یا پایین این کار را انجام دهید.

۱۹. میانبرهای صفحه کلید

برای فعال کردن استفاده از میانبرها، روی نماد تنظیمات در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید. در پنل سمت چپ و زیر قسمت General، به Keyboard shortcuts بروید و مطمئن شوید که کادر Enable keyboard shortcuts علامت خورده است: 

میانبرهای صفحه کلید در تقویم گوگل

پس از آن، می توانید با فشردن دکمه علامت سوال روی صفحه کلید (در حالت انگلیسی) ، به سرعت راهنمایی از همه میانبرهای موجود را مشاهده کنید:

راهنمای میانبرهای صفحه کلید در تقویم گوگل

بخش پنجم: همه چیز را مطابق با سلیقه و نیاز خود بچینید

۲۰. نوار کناری را مخفی کنید

یک صفحه خالی (بدون عوامل حواس پرتی) باعث می شود بتوانید عمیق تر تمرکز کنید. تقویم گوگل دارای بسیاری از ویژگی های مفید است، اما وقتی قصد استفاده از همه آنها را ندارید، می توانید فعلاً آن را مخفی نگه دارید تا بر موارد مهم تمرکز کنید.
دکمه همبرگر (نماد با سه خط) را انتخاب کنید تا پنل سمت چپ به حداقل برسد تا تقویم شما بتواند در مرکز قرار گیرد:

مخفی کردن سایدبار در تقویم گوگل

۲۱. رویداد ها را جست و جو کنید

برای شما هم قطعا اتفاق افتاده، که عجله دارید و بدون توجه به جزئیات، دعوت جلسه ای مهم را قبول کنید، اما چند روز بعد زمان جلسه را یادتان نمی آید.
به جای در روزهای مختلف به دنبال آن بگردید، می توانید از نوار جستجوی پیشرفته استفاده کنید تا با فیلتر کردن اینکه چه کسی آن را ارسال کرده  بود، در مورد چه چیزی بوده، محل جلسه کجا خواهد بود یا هر جزئیات دیگری که می توانید به خاطر بیاورید، سریعاً آنچه را که نیاز دارید پیدا کنید.

جستجوی رویداد ها در تقویم گوگل

۲۲. رویدادهای خود را با رنگ آمیزی کدگذاری کنید

اگر رویدادهای زیادی در تقویم خود دارید، به جای اینکه به شما کمک کند تصویر واضحی از برنامه های پیش رو به شما بدهد، برعکس باعث هرج و مرج ذهنی می شود.

خبر خوب این است که می تواند برای هر تقویم رنگ متفاوتی انتخاب کنید تا به طور پیش فرض برای رویداد های آن تقویم آن رنگ پیش فرض در نظر بگیرد (دلیل دیگری که نگه داشتن تقویم جداگانه ایده خوبی است).
به عنوان مثال، در زیر می توانید به سرعت تفاوت بین جلسات ارتباطات (قرمز)، جلسات استراتژی (سبز) و جلسات فروش (آبی) را تشخیص دهید:

کدگذاری رویدادها با رنگ آمیزی در تقویم گوگل

اگر می خواهید این تقسیم بندی را حتی ریز تر در نظر بگیرید، می توانید برای هر رویداد خاص نیز رنگ متفاوتی انتخاب کنید. این تنظیمات را در صفحه تنظیم رویداد می توانید انجام دهید.

رنگ آمیزی یک رویداد خاص در تقویم گوگل

بخش ششم: بهره وری خود را افزایش دهید

۲۳. نمای تقویم خود را سفارشی کنید

دوست دارید در تقویم خود را برنامه روزهای بیشتری را ببینید و یا برنامه امروز را با جزئیات بیشتری ببینید؟ یک راه سریع برای انجام این کار این است که منوی کشویی را در سمت راست نماد تنظیمات در گوشه بالا سمت راست صفحه انتخاب کنید.
به طور پیش فرض، نمایش هفته انتخاب شده است، اما می توانید بین روز، ماه، سال، Schedule و ۴ روز یکی را انتخاب کنید. آخرین گزینه (۴ روز) قابلیت سفارشی سازی دارد یعنی می توانید آن را در Setting> General> View options> Set custom view تغییر دهید.

سفارشی سازی نمای تقویم در تقویم گوگل

اگر در حال استفاده از تقویم کاری هستید، می توانید با غیرفعال کردن Show weekends کمی فضای بیشتری به خود اختصاص دهید تا ببینید چه چیزی در هفته کاری پیش روی شماست.

۲۴. از رویدادهای آینده مطلع شوید

اگر نمی خواهید جلسات و رویداد های مهم را از دست بدهید،‌ کافیست اعلان رویدادها (Event Notification) در تنظیمات تقویم روشن کنید. دو روش برای دریافت اعلان ها وجود دارد:

  • ایمیل
  • نمایش یک پاپ آپ در گوشه صفحه تقویم
تنظیمات اعلان ها در تقویم گوگل

اگر می خواهید برای همه رویدادها در همه تقویم ها اعلان دریافت کنید، در تنظیمات کلی (غیر تقویم خاص)، در قسمت تنظیمات رویداد، می توانید اعلان ها را به طور کلی خاموش یا روشن کنید.

۲۵. با یک ایمیل از برنامه روزانه خود بیدار شوید

یک ویژگی مفید برای کسانی که دوست دارند با شروع روز از برنامه روزانه خود خبر داشته باشند، ارسال ایمیل برنامه روزانه توسط Google Calendar است.
برای روشن کردن این ویژگی، در تنظیمات تقویم خود به Other notifications> Daily agenda بروید:

ارسال برنامه روزانه با ایمیل توسط تقویم گوگل

۲۶. اعلان های پاسخ خود را تنظیم کنید

وقتی رویدادی را ارسال می کنید و شرکت کنندگان شما پاسخ می دهند بله ، خیر ، یا شاید حضور داشته باشم – به اینها پاسخ رویداد (Event response) گفته می شود. با هر پاسخ از شرکت کنندگان یک ایمیل برای شما ارسال می شود. این موضوع ممکن است باعث شلوغی صندوق دریافت (ّInbox) شما شود مخصوصا اگر رویداد های بزرگ (با تعداد زیادی شرکت کننده) را برنامه ریزی می کنید.
برای غیرفعال کردن این اعلان ها به Setting> Other notifications> Event responses بروید و گزینه None را انتخاب کنید.

تنظیمات اعلان پاسخ رویدادها در تقویم گوگل

۲۷. خصوصی نگه داشتن رویدادهای خود

اگر دسترسی تقویم خود را به اشتراک گذاشته اید، همه رویدادهایی که دارید به طور پیش فرض توسط افرادی که تقویم خود را با آنها به اشتراک گذاشته اید قابل مشاهده است. با این حال، همچنان می توانید تنظیمات قابل مشاهده بودن رویدادها را ویرایش کنید.
هنگام ایجاد یا تغییر یک رویداد، منوی کشویی Default visibility را انتخاب کنید تا رویداد به Private تغییر دهید:

تنظیم یک رویداد به عنوان خصوصی در تقویم گوگل

اگر برای کاری شخصی، نیاز به خروج از دفتر دارید، ممکن است از این روش برای خصوصی نگه داشتن جزئیات قرار خود استفاده کنید.

بخش هفتم: فراتر از تقویم

۲۸. با تنظیم یادآور (Reminder) هیچ چیز را فراموش نگنید

اگر نیاز به تنظیم یادآور دارید (مانند ارسال گزارش هفتگی در پایان هر هفته)، اما لزوماً نمی خواهید رویدادی برای این منظور ایجاد کنید، Reminders بهترین ویژگی برای استفاده است.
مطمئن شوید تقویم Reminders را در نوار ابزار سمت چپ شما تیک زده اید، سپس بروید و روی تقویم خود کلیک کنید تا یک رویداد جدید ایجاد کنید، اما نوع رویداد را به Reminder تغییر دهید.

تنظیم یادآور از داخل تقویم گوگل

هنگامی که زنگ یادآوری به صدا در بیاید،‌ تا زمانی که Mark as complete را انتخاب نکنید، Reminders به کار خود (یادآوری ثبت گزارش) ادامه می دهد. حتی تمام طول روز.

۲۹. تقویم خود را با Google Tasks یکپارچه کنید

نرم افزارهای To-Do List زیادی وجود دارند، اما لیست وظایف بدون مهلت،‌ برای انجام، خیلی جدی گرفته نمی شوند. به همین دلیل استفاده از Google Task به عنوان نرم افزار To-Do آن هم بصورت یکپارچه با تقویم و از داخل Google Calendar (در نوار ابزار سمت راست در تقویم یافت می شود) مفید است زیرا می توانید برای وظایف مهلت انجام تعریف کنید تا خود را برای تکمیل وظایف مشخص شده مسئول بدانید:

ایجاد وظایف در تقویم گوگل

نمایش لیست کارها به همراه مهلت در کنار تقویم به شما کمک می کند تا برنامه ریزی کارآمد تری داشته باشید.

۳۰. برای شرکت کنندگان یک رویداد ایمیل بفرستید

در صورت نیاز به ارسال ایمیل برای شرکت کنندگان در جلسه، می توانید این کار را مستقیماً از تقویم Google انجام دهید بدون اینکه مجبور باشید برگه جدیدی برای Gmail باز کنید.
رویداد جلسه خود را باز کرده و بر روی نماد پاکت زیر لیست مهمانان خود کلیک کنید . آدرس ایمیل شرکت کنندگان شما و همچنین موضوع ایمیل شما با عنوان رویداد از قبل پر شده است ، بنابراین تنها کاری که باید انجام دهید این است که پیام خود را تایپ کنید و ارسال را فشار دهید.

امکانات بی نظیر، قدرتمند و رایگان تقویم گوگل برای مدیران و کسب و کارها

اگر برای اولین بار با تقویم Google شروع به کار کرده اید، ممکن است به نظر برسد که ویژگی های زیادی وجود دارد که می توانید به راحتی در آنها گم شوید.
اما مطمئن باشید اگر گوگل یک کار را واقعا خوب انجام دهد، گوش دادن به حرفهای کاربران است. گوگل بازخورد های کاربران را برای دانستن ویژگی های مفید و مورد نیاز جمع‌آوری می کند و به طور مرتب به افزودن و یا حذف وویژگی ها می پردازد. بنابراین اگر ویژگی ای وجود داشته باشد، مفید خواهد بود.
پیشنهاد می کنید همین حالا آن را امتحان کنید. قول می دهیم از اینکه چرا تا حالا از آن کمک نگرفته اید متعجب خواهید شد.

اشتراک در
اطلاع از
guest
0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments

تمایل دارید بصورت هفتگی جدیدترین های حوزه کسب و کار را از کاسب یار بشنوید ؟

کاسب یار

کاسب یار به صاحبان و مدیران کسب و کارها کمک میکند ضمن تشخیص مشکلات و موانع موجود کسب و کار خود را بهبود و توسعه دهند. راهکار های ارائه شده توسط کاسب یار کم هزینه بوده و قابل اجرا هستند.

کاسب یار همچنین تمامی ابزار های مورد نیاز را در اختیار شما می گذارد تا برای بهبود کسب و کار و همچنین توسعه فردی، شما را از هر منبع دیگری بی نیاز کند.

© 2021، تمامی حقوق مادی و معنوی کاسب یار (دستیار هوشمند کسب و کار) متعلق به شرکت اقیانوس آبی می باشد.

ارسال مجدد کد یکبار مصرف (00:30)