آموزش 0 تا 100 گوگل فرم: بهترین ابزار جمع آوری اطلاعات

با کمک گوگل فرم می توانید به جمع آوری اطلاعات بپردازید، این اطلاعات می توانید نظرسنجی از مشتریان بعد از دریافت خدمات باشد و یا گزارش کار روزانه کارمندان و یا . برای استفاده از گوگل فرم به هیچ نرم افزار خاصی نیاز ندارید، فقط یک کامپیوتر و یا گوشی موبایل به همراه مرورگر (که بصورت پیش فرض روی تمامی دستگاه ها نصب هست) کافیست، تا فرم مورد نیاز خود را طراحی و منتشر کنید و به محض ثبت فرم از طرف کاربران، نتایج را مشاهده کنید.

فهرست مطالب

بخش ۱: فرم خود را ایجاد کنید

برای شروع یک فرم ایجاد کرده و سوالات مدنظر خود را اضافه می کنیم. فرم به صورت خودکار هر تغییری که ایجاد می کنیم را ذخیره میکند.

1.1 ایجاد فرم جدید

  1. با یکی از این روش ها شروع کنید:
    • به آدرس forms.google.com بروید و روی دکمه ی  Blank کلیک کنید. (‌البته بعدا می توانید بجای این گزینه از بین قالب های موجود یکی را انتخاب کنید.)
انتخاب گزینه blank در گوگل فرم
    • به آدرس drive.google.com بروید روی New کلیک کنید و ماوس خود را روی گوگل فرم نگهدارید و روی گزینه ی Blank form کلیک کنید. (اگر گزینه گوگل فرم وجود نداشت، ماوس خود را روی گزینه ی More نگه دارید تا گزینه های بیشتری ظاهر شوند.)
انتخاب گزینه blank form در گوگل درایو
  1. به فرم خود یک نام بدهید. (اینکار باعث می شود زمانی که داخل گوگل درایو بدنبال فایلی میگردید آن را راحت تر پیدا کنید.)

برای این منظور،مطابق تصویر، در گوشه ی بالا سمت چپ روی Untitled form کلیک کنید و برای فرم خود یک نام انتخاب کنید.

  1. (انجام مراحل زیر اختیاری است) هر کدامیک از موارد زیر را که تمایل داشتید انجام دهید:
    • در هدر نام فرم را تغییر دهید.
    • در هدر زیر نام فرم از طریق فیلد Form description می توانید متنی را به عنوان شرح و یا توضیحات فرم بنویسید.
    • با کلیک روی آیکون  (Customize Theme) می توانید تنظیمات مربوط به قالب را انجام دهید (عکسی را به عنوان هدر انتخاب کنید،‌ تنظیمات رنگ و قالب را تغییر دهید، فونت های نمایش فرم را انتخاب کنید و…).

(انجام تنظیمات قالب بسیار ساده است، کافی است نگاهی به آن بیاندازید. به همین دلیل از معرفی آن صرف نظر می کنیم.)

تنظیمات اولیه گوگل فرم

1.۲ اضافه کردن سوالات

افزودن سوال در گوگل فرم

1.۳ ویرایش سوالات

شما می توانید به سوالات خود عکس و یا ویدیو اضافه کنید، تا کاربر با توجه به آنها به سوال شما پاسخ دهد. همچنین می توانید ترتیب سوالات را تغییر دهید، سوالی را حذف کنید و … . 

پس از انتخاب سوال می توانید هر کدام از این موارد را اعمال کنید:

ویرایش سوال در گوگل فرم

بخش ۲: انجام تنظیمات فرم و مشاهده پیش نمایش

پس از ایجاد فرم و اضافه کردن سوالات، قبل از انتشار فرم بایستی تنظیمات آن را انجام دهید و فرم نهایی را بازبینی کنید.

۲.۱ تنظیمات فرم را انجام دهید

این شما هستید که تصمیم می گیرید چه کسانی بتوانند فرم را ویرایش کنند و جواب های دریافت شده را ببینند و یا اینکه ایمیل افرادی که فرم را تکمیل می کنند نیز دریافت شود یا خیر …

روی  کلیک کنید. در سربرگ General تنظیمات را به شکل زیر انجام دهید:

تنظیمات گوگل فرم

پس انجام تغییرات موردنظر روی Save کلیک کنید.

به دیگران اجازه بدهید فرم شما را بازبینی و ویرایش کنند:

  1. در گوشه ی بالا سمت راست روی  کلیک کنید و Add collaborators را انتخاب کنید.
  2. در بخش Add editors آدرس جیمیل افرادی که میخواهید دسترسی ویرایش فرم را داشته باشند را وارد کنید.
  3. روی Send کلیک کنید.

افرادی که انتخاب کردید یک ایمیل اطلاع رسانی حاوی لینک ویرایش فرم دریافت خواهند کرد. (البته این فرم تیز مثل سایر اسناد اشتراک گذاری شده در بخش Shared with me در گوگل درایو قابل دسترسی است.)

دقت کنید افرادی که فرم را با آنها به اشتراک گذاشته اید می توانند تمامی بخش های فرم را ویرایش کنند،‌ پاسخ های دریافت شده را ببینند و یا حذف کنند و همچنین محل ذخیره شدن پاسخ ها را تغییر دهند.

۲.2 پیش نمایش فرم را مشاهده کنید

علاوه بر زمانی که طراحی و تنظیمات فرم را کامل کردی، در تمامی مراحل کار می توانید پیش نمایش فرم خود را مشاهده کنید.
  1. در گوشه ی بالا سمت راست روی  (Preview) کلیک کنید.
  2. برای بازگشت به محیط ویرایش فرم روی  (Edit) کلیک کنید. و یا به پنجره ادیت برگردید.

بخش 3: فرم خود را برای دیگران بفرستید

حالا همه چیز آماده است تا فرم را برای دیگران ارسال و دریافت پاسخ را شروع کنید.

3.1 اشتراک گذاری فرم

شما میتوانید فرم را برای دیگران ایمیل کنید و یا لینک مربوطه را در چت، شبکه های اجتماعی و … با دیگران به اشتراک بگذارید و یا آن را در وبسایت خود جانمایی (Embed) کنید.

  1. در گوشه بالا سمت راست روی Send کلیک کنید.
  2. (اختیاری) اگر تمایل دارید آدرس ایمیل پاسخ دهندگان را دریافت کنید گزینه Collect emails را تیک بزنید.
  3. انتخاب کنید از چه روشی می خواهید فرم را برای دیگران بفرستید:
ارسال گوگل فرم

3.2 فرم را غیرفعال کنید

گاهی اوقات لازم است فرم را غیرفعال کنیم تا گاربران دیگر امکان ثبت پاسخ را نداشته باشند. (به عنوان مثلا فرم ثبت نام برای شرکت در دوره آموزشی ضمن خدمت دارای مهلت زمانی بوده و پس از آن موعد نباید کسی امکان ثبت نام داشته باشد.)

برای توقف دریافت پاسخ:

  1. در صفحه ویرایش فرم روی Responses کلیک کنید.
  2. روی Accepting responses کلیک کنید تا به Not accepting responses تغییر کند.
  3. (اختیاری) در بخش Message for respondents می توانید پیامی بنویسید تا در صورتی که کسی برای ثبت فرم مراجعه کرد این پیغام برای او نمایش داده شود.

بخش 4: پاسخ های دریافتی را آنالیز کنید

بعد از این که فرم خود را منتشر کردید، شمامی توانید پاسخ های دریافتی را در تب Responses مشاهده کنید.

4.1 مشاهده پاسخ های دریافتی

با کلیک روی تب Responses میتوانید خلاصه پاسخ های دریافتی را در بخش Summary ببینید. همچنین می توانید به بخش Individual و پاسخ ها تفکیک شده مشاهده کنید.

4.2 فرم را به گوگل شیت متصل کنید

چنانچه بخواهید پاسخ های ثبت شده در فرم را آنالیز کنید، می توانید فرم را به گوگل شیت متصل کنید. پس از برقراری اتصال اطلاعات را بصورت بلادرنگ (realtime) در شیت دریافت خواهید کرد.

فرم را به یک شیت خام متصل کنید

  1. به تب Responses بروید. روی  (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Select response destination را انتخاب کنید.
  2. گزینه Create a new spreadsheet را انتخاب کنید.
  3. (اختیاری) برای فایل شیت یک نام انتخاب کنید.
  4. روی Create کلیک کنید.

فرم را به یک شیت موجود متصل کنید

  1. به تب Responses بروید. روی  (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Select response destination را انتخاب کنید.
  2. گزینه Select existing spreadsheet را انتخاب کنید و روی Select کلیک کنید.
  3. فایل شیت مورد نظر خود را در گوگل درایو انتخاب کنید.
  4. روی Select کلیک کنید.

ارتباط فرم و شیت را قطع کنید

  1. به تب Responses بروید. روی  (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Unlink form را انتخاب کنید.
  2. در پنجره باز شده برای تایید مجددا روی Unlink کلیک کنید.

4.3 پاسخ ها را در قالب CSV دانلود کنید

چنانچه میخواهید از پاسخ های ثبت شده خروجی بگیرید و اطلاعات را برای آنالیز به نرم افزارهای دیگری ببرید به تب Responses بروید. روی  (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Download responses (.csv) را انتخاب کنید.

بخش 5: چاپ فرم

چاپ فرم و پاسخ های دریافتی ساده است.

5.1 فرم و پاسخ های دریافت شده را چاپ کنید

  1. به محتوایی که میخواهید پرینت کنید بروید.
  2. (اگر میخواهید سوالات، یا پاسخ ها پرینت کنید) روی  (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Print را انتخاب کنید.
  3. (اگر میخواهید oخلاصه پاسخ ها را پرینت کنید) روی کیبورد دکمه های های Ctrl+P را فشار دهید.
  4. تنظیمات پرینتر را انجام دهید و روی Print کلیک کنید.

آموزش 0 تا 100 گوگل فرم: بهترین ابزار جمع آوری اطلاعات

با کمک گوگل فرم می توانید به جمع آوری اطلاعات بپردازید، این اطلاعات می توانید نظرسنجی از مشتریان بعد از دریافت خدمات باشد و یا گزارش کار روزانه کارمندان و یا . برای استفاده از گوگل فرم به هیچ نرم افزار خاصی نیاز ندارید، فقط یک کامپیوتر و یا گوشی موبایل به همراه مرورگر (که بصورت پیش فرض روی تمامی دستگاه ها نصب هست) کافیست، تا فرم مورد نیاز خود را طراحی و منتشر کنید و به محض ثبت فرم از طرف کاربران، نتایج را مشاهده کنید.

فهرست مطالب

بخش ۱: فرم خود را ایجاد کنید

برای شروع یک فرم ایجاد کرده و سوالات مدنظر خود را اضافه می کنیم. فرم به صورت خودکار هر تغییری که ایجاد می کنیم را ذخیره میکند.

1.1 ایجاد فرم جدید

  1. با یکی از این روش ها شروع کنید:
    • به آدرس forms.google.com بروید و روی دکمه ی  Blank کلیک کنید. (‌البته بعدا می توانید بجای این گزینه از بین قالب های موجود یکی را انتخاب کنید.)
انتخاب گزینه blank در گوگل فرم
    • به آدرس drive.google.com بروید روی New کلیک کنید و ماوس خود را روی گوگل فرم نگهدارید و روی گزینه ی Blank form کلیک کنید. (اگر گزینه گوگل فرم وجود نداشت، ماوس خود را روی گزینه ی More نگه دارید تا گزینه های بیشتری ظاهر شوند.)
انتخاب گزینه blank form در گوگل درایو
  1. به فرم خود یک نام بدهید. (اینکار باعث می شود زمانی که داخل گوگل درایو بدنبال فایلی میگردید آن را راحت تر پیدا کنید.)

برای این منظور،مطابق تصویر، در گوشه ی بالا سمت چپ روی Untitled form کلیک کنید و برای فرم خود یک نام انتخاب کنید.

  1. (انجام مراحل زیر اختیاری است) هر کدامیک از موارد زیر را که تمایل داشتید انجام دهید:
    • در هدر نام فرم را تغییر دهید.
    • در هدر زیر نام فرم از طریق فیلد Form description می توانید متنی را به عنوان شرح و یا توضیحات فرم بنویسید.
    • با کلیک روی آیکون  (Customize Theme) می توانید تنظیمات مربوط به قالب را انجام دهید (عکسی را به عنوان هدر انتخاب کنید،‌ تنظیمات رنگ و قالب را تغییر دهید، فونت های نمایش فرم را انتخاب کنید و…).

(انجام تنظیمات قالب بسیار ساده است، کافی است نگاهی به آن بیاندازید. به همین دلیل از معرفی آن صرف نظر می کنیم.)

تنظیمات اولیه گوگل فرم

1.۲ اضافه کردن سوالات

افزودن سوال در گوگل فرم

1.۳ ویرایش سوالات

شما می توانید به سوالات خود عکس و یا ویدیو اضافه کنید، تا کاربر با توجه به آنها به سوال شما پاسخ دهد. همچنین می توانید ترتیب سوالات را تغییر دهید، سوالی را حذف کنید و … . 

پس از انتخاب سوال می توانید هر کدام از این موارد را اعمال کنید:

ویرایش سوال در گوگل فرم

بخش ۲: انجام تنظیمات فرم و مشاهده پیش نمایش

پس از ایجاد فرم و اضافه کردن سوالات، قبل از انتشار فرم بایستی تنظیمات آن را انجام دهید و فرم نهایی را بازبینی کنید.

۲.۱ تنظیمات فرم را انجام دهید

این شما هستید که تصمیم می گیرید چه کسانی بتوانند فرم را ویرایش کنند و جواب های دریافت شده را ببینند و یا اینکه ایمیل افرادی که فرم را تکمیل می کنند نیز دریافت شود یا خیر …

روی  کلیک کنید. در سربرگ General تنظیمات را به شکل زیر انجام دهید:

تنظیمات گوگل فرم

پس انجام تغییرات موردنظر روی Save کلیک کنید.

به دیگران اجازه بدهید فرم شما را بازبینی و ویرایش کنند:

  1. در گوشه ی بالا سمت راست روی  کلیک کنید و Add collaborators را انتخاب کنید.
  2. در بخش Add editors آدرس جیمیل افرادی که میخواهید دسترسی ویرایش فرم را داشته باشند را وارد کنید.
  3. روی Send کلیک کنید.

افرادی که انتخاب کردید یک ایمیل اطلاع رسانی حاوی لینک ویرایش فرم دریافت خواهند کرد. (البته این فرم تیز مثل سایر اسناد اشتراک گذاری شده در بخش Shared with me در گوگل درایو قابل دسترسی است.)

دقت کنید افرادی که فرم را با آنها به اشتراک گذاشته اید می توانند تمامی بخش های فرم را ویرایش کنند،‌ پاسخ های دریافت شده را ببینند و یا حذف کنند و همچنین محل ذخیره شدن پاسخ ها را تغییر دهند.

۲.2 پیش نمایش فرم را مشاهده کنید

علاوه بر زمانی که طراحی و تنظیمات فرم را کامل کردی، در تمامی مراحل کار می توانید پیش نمایش فرم خود را مشاهده کنید.
  1. در گوشه ی بالا سمت راست روی  (Preview) کلیک کنید.
  2. برای بازگشت به محیط ویرایش فرم روی  (Edit) کلیک کنید. و یا به پنجره ادیت برگردید.

بخش 3: فرم خود را برای دیگران بفرستید

حالا همه چیز آماده است تا فرم را برای دیگران ارسال و دریافت پاسخ را شروع کنید.

3.1 اشتراک گذاری فرم

شما میتوانید فرم را برای دیگران ایمیل کنید و یا لینک مربوطه را در چت، شبکه های اجتماعی و … با دیگران به اشتراک بگذارید و یا آن را در وبسایت خود جانمایی (Embed) کنید.

  1. در گوشه بالا سمت راست روی Send کلیک کنید.
  2. (اختیاری) اگر تمایل دارید آدرس ایمیل پاسخ دهندگان را دریافت کنید گزینه Collect emails را تیک بزنید.
  3. انتخاب کنید از چه روشی می خواهید فرم را برای دیگران بفرستید:
ارسال گوگل فرم

3.2 فرم را غیرفعال کنید

گاهی اوقات لازم است فرم را غیرفعال کنیم تا گاربران دیگر امکان ثبت پاسخ را نداشته باشند. (به عنوان مثلا فرم ثبت نام برای شرکت در دوره آموزشی ضمن خدمت دارای مهلت زمانی بوده و پس از آن موعد نباید کسی امکان ثبت نام داشته باشد.)

برای توقف دریافت پاسخ:

  1. در صفحه ویرایش فرم روی Responses کلیک کنید.
  2. روی Accepting responses کلیک کنید تا به Not accepting responses تغییر کند.
  3. (اختیاری) در بخش Message for respondents می توانید پیامی بنویسید تا در صورتی که کسی برای ثبت فرم مراجعه کرد این پیغام برای او نمایش داده شود.

بخش 4: پاسخ های دریافتی را آنالیز کنید

بعد از این که فرم خود را منتشر کردید، شمامی توانید پاسخ های دریافتی را در تب Responses مشاهده کنید.

4.1 مشاهده پاسخ های دریافتی

با کلیک روی تب Responses میتوانید خلاصه پاسخ های دریافتی را در بخش Summary ببینید. همچنین می توانید به بخش Individual و پاسخ ها تفکیک شده مشاهده کنید.

4.2 فرم را به گوگل شیت متصل کنید

چنانچه بخواهید پاسخ های ثبت شده در فرم را آنالیز کنید، می توانید فرم را به گوگل شیت متصل کنید. پس از برقراری اتصال اطلاعات را بصورت بلادرنگ (realtime) در شیت دریافت خواهید کرد.

فرم را به یک شیت خام متصل کنید

  1. به تب Responses بروید. روی  (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Select response destination را انتخاب کنید.
  2. گزینه Create a new spreadsheet را انتخاب کنید.
  3. (اختیاری) برای فایل شیت یک نام انتخاب کنید.
  4. روی Create کلیک کنید.

فرم را به یک شیت موجود متصل کنید

  1. به تب Responses بروید. روی  (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Select response destination را انتخاب کنید.
  2. گزینه Select existing spreadsheet را انتخاب کنید و روی Select کلیک کنید.
  3. فایل شیت مورد نظر خود را در گوگل درایو انتخاب کنید.
  4. روی Select کلیک کنید.

ارتباط فرم و شیت را قطع کنید

  1. به تب Responses بروید. روی  (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Unlink form را انتخاب کنید.
  2. در پنجره باز شده برای تایید مجددا روی Unlink کلیک کنید.

4.3 پاسخ ها را در قالب CSV دانلود کنید

چنانچه میخواهید از پاسخ های ثبت شده خروجی بگیرید و اطلاعات را برای آنالیز به نرم افزارهای دیگری ببرید به تب Responses بروید. روی  (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Download responses (.csv) را انتخاب کنید.

بخش 5: چاپ فرم

چاپ فرم و پاسخ های دریافتی ساده است.

5.1 فرم و پاسخ های دریافت شده را چاپ کنید

  1. به محتوایی که میخواهید پرینت کنید بروید.
  2. (اگر میخواهید سوالات، یا پاسخ ها پرینت کنید) روی  (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Print را انتخاب کنید.
  3. (اگر میخواهید oخلاصه پاسخ ها را پرینت کنید) روی کیبورد دکمه های های Ctrl+P را فشار دهید.
  4. تنظیمات پرینتر را انجام دهید و روی Print کلیک کنید.
اشتراک در
اطلاع از
guest
0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments

تمایل دارید بصورت هفتگی جدیدترین های حوزه کسب و کار را از کاسب یار بشنوید ؟

کاسب یار

کاسب یار به صاحبان و مدیران کسب و کارها کمک میکند ضمن تشخیص مشکلات و موانع موجود کسب و کار خود را بهبود و توسعه دهند. راهکار های ارائه شده توسط کاسب یار کم هزینه بوده و قابل اجرا هستند.

کاسب یار همچنین تمامی ابزار های مورد نیاز را در اختیار شما می گذارد تا برای بهبود کسب و کار و همچنین توسعه فردی، شما را از هر منبع دیگری بی نیاز کند.

© 2021، تمامی حقوق مادی و معنوی کاسب یار (دستیار هوشمند کسب و کار) متعلق به شرکت اقیانوس آبی (oghyanooseabi.com) می باشد.

پشتیبانی کاسب یار

سوالی دارید ؟ یکی از روش های زیر را برای دریافت پیشتیبانی انتخاب کنید.