با کمک گوگل فرم می توانید به جمع آوری اطلاعات بپردازید، این اطلاعات می توانید نظرسنجی از مشتریان بعد از دریافت خدمات باشد و یا گزارش کار روزانه کارمندان و یا … . برای استفاده از گوگل فرم به هیچ نرم افزار خاصی نیاز ندارید، فقط یک کامپیوتر و یا گوشی موبایل به همراه مرورگر (که بصورت پیش فرض روی تمامی دستگاه ها نصب هست) کافیست، تا فرم مورد نیاز خود را طراحی و منتشر کنید و به محض ثبت فرم از طرف کاربران، نتایج را مشاهده کنید.
فهرست مطالب
بخش ۱: فرم خود را ایجاد کنید
برای شروع یک فرم ایجاد کرده و سوالات مدنظر خود را اضافه می کنیم. فرم به صورت خودکار هر تغییری که ایجاد می کنیم را ذخیره میکند.
1.1 ایجاد فرم جدید
- با یکی از این روش ها شروع کنید:
- به آدرس forms.google.com بروید و روی دکمه ی Blank کلیک کنید. (البته بعدا می توانید بجای این گزینه از بین قالب های موجود یکی را انتخاب کنید.)
- به آدرس drive.google.com بروید روی New کلیک کنید و ماوس خود را روی گوگل فرم نگهدارید و روی گزینه ی Blank form کلیک کنید. (اگر گزینه گوگل فرم وجود نداشت، ماوس خود را روی گزینه ی More نگه دارید تا گزینه های بیشتری ظاهر شوند.)
- به فرم خود یک نام بدهید. (اینکار باعث می شود زمانی که داخل گوگل درایو بدنبال فایلی میگردید آن را راحت تر پیدا کنید.)
برای این منظور،مطابق تصویر، در گوشه ی بالا سمت چپ روی Untitled form کلیک کنید و برای فرم خود یک نام انتخاب کنید.
- (انجام مراحل زیر اختیاری است) هر کدامیک از موارد زیر را که تمایل داشتید انجام دهید:
- در هدر نام فرم را تغییر دهید.
- در هدر زیر نام فرم از طریق فیلد Form description می توانید متنی را به عنوان شرح و یا توضیحات فرم بنویسید.
- با کلیک روی آیکون (Customize Theme) می توانید تنظیمات مربوط به قالب را انجام دهید (عکسی را به عنوان هدر انتخاب کنید، تنظیمات رنگ و قالب را تغییر دهید، فونت های نمایش فرم را انتخاب کنید و…).
(انجام تنظیمات قالب بسیار ساده است، کافی است نگاهی به آن بیاندازید. به همین دلیل از معرفی آن صرف نظر می کنیم.)
1.۲ اضافه کردن سوالات
- روی Untitled Question کلیک کنید و سوال خود را بنویسید.
- (اختیاری) برای تغییر نوع سوال می توانید روی لیست کشویی کلیک کنید.
- گزینه ها را وارد کنید (با توجه به نوع سوال)
- اگر پاسخ دادن به این سوال الزامی است، گزینه Required را روشن کنید.
- برای اضافه کردن سوال جدید روی کلیک کنید.
- اگر میخواهید از سوال هایی که وجود دارد کپی بگیرید روی کلیک کنید.
1.۳ ویرایش سوالات
شما می توانید به سوالات خود عکس و یا ویدیو اضافه کنید، تا کاربر با توجه به آنها به سوال شما پاسخ دهد. همچنین می توانید ترتیب سوالات را تغییر دهید، سوالی را حذف کنید و … .
پس از انتخاب سوال می توانید هر کدام از این موارد را اعمال کنید:
- برای تغییر ترتیب سوالات، آنها را بکشید و در محل مناسب رها کنید. (شما به همین روش می توانید گزینه های سوال را نیز جابجا کنید، کافیست ماوس خود را روز گزینه مورد نظر نگه دارید تا آیکون مربوطه ظاهر شود.)
- سوال را حذف کنید.
- روی کلیک کنید تا:
- برای سوال توضیح و یا راهنمایی بنویسید.
- ترتیب گزینه ها را تصادفی کنید. (با اینکار برای هر بار که فرم با شود، ترتیب گزینه های این سوال متفاوت خواهد بود.)
- اگر می خواهید ترتیب سوالات تصادفی باشد، روی (Setting) > Presentation کلیک کنید و گزینه Shuffle question order را تیک بزنید و روی Save کلیک کنید.
- یک عکس به سوال اضافه کنید.
- به گزینه ها عکس اضافه کنید.
- در فرم یک عکس اضافه کنید.
- در فرم یک ویدیو اضافه کنید. (این گزینه فقط به ویدیو های یوتیوب محدود است.)
بخش ۲: انجام تنظیمات فرم و مشاهده پیش نمایش
پس از ایجاد فرم و اضافه کردن سوالات، قبل از انتشار فرم بایستی تنظیمات آن را انجام دهید و فرم نهایی را بازبینی کنید.
۲.۱ تنظیمات فرم را انجام دهید
این شما هستید که تصمیم می گیرید چه کسانی بتوانند فرم را ویرایش کنند و جواب های دریافت شده را ببینند و یا اینکه ایمیل افرادی که فرم را تکمیل می کنند نیز دریافت شود یا خیر …
روی کلیک کنید. در سربرگ General تنظیمات را به شکل زیر انجام دهید:
- ایمیل پاسخ دهندگان را جمع آوری کنید. (در ابتدای فرم یک فیلد برای دریافت ایمیل اضافه می شود.)
- پس از تکمیل فرم یک نسخه از پاسخ های ثبت شده را بصورت خودکار برای پاسخ دهنده ارسال کنید.
- پاسخ دهندگان فقط یکبار می توانند فرم را تکمیل کنند.
- به پاسخ دهندگان اجازه بدهید بعد از ثبت فرم، پاسخ های خود را ویرایش کنند.
- با فعال کردن این گزینه پاسخ دهندگان بعد از ثبت فرم میتوانند خلاصه فرم های ثبت شده قبلی را مشاهده کنند.
پس انجام تغییرات موردنظر روی Save کلیک کنید.
به دیگران اجازه بدهید فرم شما را بازبینی و ویرایش کنند:
- در گوشه ی بالا سمت راست روی کلیک کنید و Add collaborators را انتخاب کنید.
- در بخش Add editors آدرس جیمیل افرادی که میخواهید دسترسی ویرایش فرم را داشته باشند را وارد کنید.
- روی Send کلیک کنید.
افرادی که انتخاب کردید یک ایمیل اطلاع رسانی حاوی لینک ویرایش فرم دریافت خواهند کرد. (البته این فرم تیز مثل سایر اسناد اشتراک گذاری شده در بخش Shared with me در گوگل درایو قابل دسترسی است.)
دقت کنید افرادی که فرم را با آنها به اشتراک گذاشته اید می توانند تمامی بخش های فرم را ویرایش کنند، پاسخ های دریافت شده را ببینند و یا حذف کنند و همچنین محل ذخیره شدن پاسخ ها را تغییر دهند.
۲.2 پیش نمایش فرم را مشاهده کنید
- در گوشه ی بالا سمت راست روی (Preview) کلیک کنید.
- برای بازگشت به محیط ویرایش فرم روی (Edit) کلیک کنید. و یا به پنجره ادیت برگردید.
بخش 3: فرم خود را برای دیگران بفرستید
حالا همه چیز آماده است تا فرم را برای دیگران ارسال و دریافت پاسخ را شروع کنید.
3.1 اشتراک گذاری فرم
شما میتوانید فرم را برای دیگران ایمیل کنید و یا لینک مربوطه را در چت، شبکه های اجتماعی و … با دیگران به اشتراک بگذارید و یا آن را در وبسایت خود جانمایی (Embed) کنید.
- در گوشه بالا سمت راست روی Send کلیک کنید.
- (اختیاری) اگر تمایل دارید آدرس ایمیل پاسخ دهندگان را دریافت کنید گزینه Collect emails را تیک بزنید.
- انتخاب کنید از چه روشی می خواهید فرم را برای دیگران بفرستید:
- ارسال با ایمیل: آدرس ایمیل های مخاطبان را وارد کنید، موضوع و محتوا را ویرایش کنید.
- دریافت لینک جهت اشتراک گذاری: می توانید لینک را کوتاه کنید و به اشتراک بگذارید.
- جانمایی در وبسایت: میتوانید کدهای HTML مربوطه را دریافت کنید و در وبسایت خود جانمایی کنید.
- اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی: روی آیکون شبکه اجتماعی مورد نظر خود کلیک کنید
3.2 فرم را غیرفعال کنید
گاهی اوقات لازم است فرم را غیرفعال کنیم تا گاربران دیگر امکان ثبت پاسخ را نداشته باشند. (به عنوان مثلا فرم ثبت نام برای شرکت در دوره آموزشی ضمن خدمت دارای مهلت زمانی بوده و پس از آن موعد نباید کسی امکان ثبت نام داشته باشد.)
برای توقف دریافت پاسخ:
- در صفحه ویرایش فرم روی Responses کلیک کنید.
- روی Accepting responses کلیک کنید تا به Not accepting responses تغییر کند.
- (اختیاری) در بخش Message for respondents می توانید پیامی بنویسید تا در صورتی که کسی برای ثبت فرم مراجعه کرد این پیغام برای او نمایش داده شود.
بخش 4: پاسخ های دریافتی را آنالیز کنید
بعد از این که فرم خود را منتشر کردید، شمامی توانید پاسخ های دریافتی را در تب Responses مشاهده کنید.
4.1 مشاهده پاسخ های دریافتی
با کلیک روی تب Responses میتوانید خلاصه پاسخ های دریافتی را در بخش Summary ببینید. همچنین می توانید به بخش Individual و پاسخ ها تفکیک شده مشاهده کنید.
4.2 فرم را به گوگل شیت متصل کنید
چنانچه بخواهید پاسخ های ثبت شده در فرم را آنالیز کنید، می توانید فرم را به گوگل شیت متصل کنید. پس از برقراری اتصال اطلاعات را بصورت بلادرنگ (realtime) در شیت دریافت خواهید کرد.
فرم را به یک شیت خام متصل کنید
- به تب Responses بروید. روی (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Select response destination را انتخاب کنید.
- گزینه Create a new spreadsheet را انتخاب کنید.
- (اختیاری) برای فایل شیت یک نام انتخاب کنید.
- روی Create کلیک کنید.
فرم را به یک شیت موجود متصل کنید
- به تب Responses بروید. روی (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Select response destination را انتخاب کنید.
- گزینه Select existing spreadsheet را انتخاب کنید و روی Select کلیک کنید.
- فایل شیت مورد نظر خود را در گوگل درایو انتخاب کنید.
- روی Select کلیک کنید.
ارتباط فرم و شیت را قطع کنید
- به تب Responses بروید. روی (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Unlink form را انتخاب کنید.
- در پنجره باز شده برای تایید مجددا روی Unlink کلیک کنید.
4.3 پاسخ ها را در قالب CSV دانلود کنید
چنانچه میخواهید از پاسخ های ثبت شده خروجی بگیرید و اطلاعات را برای آنالیز به نرم افزارهای دیگری ببرید به تب Responses بروید. روی (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Download responses (.csv) را انتخاب کنید.
بخش 5: چاپ فرم
چاپ فرم و پاسخ های دریافتی ساده است.
5.1 فرم و پاسخ های دریافت شده را چاپ کنید
- به محتوایی که میخواهید پرینت کنید بروید.
- (اگر میخواهید سوالات، یا پاسخ ها پرینت کنید) روی (More) کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه ی Print را انتخاب کنید.
- (اگر میخواهید oخلاصه پاسخ ها را پرینت کنید) روی کیبورد دکمه های های Ctrl+P را فشار دهید.
- تنظیمات پرینتر را انجام دهید و روی Print کلیک کنید.
سلام. خیلی خوب توضیح دادین. ممنون. آیا برای تهیه این گوگل فرم ها زمان و مهارت زیادی لازم هست یا میتونم به منشی مجموعه هم این کار رو بسپارم
سلام. همین آموزش رو اگر براشون بفرستین راحت می تونن با گوگل فرم کار کنن
سلام. واقعا گوگل فرم عالی هست. مادر مجموعه خودمون برای ثبت گزارش کارهای کارمندان و همچنین نظرسنجی مشتریان خیلی از اون استفاده میکنیم. ممنون از مطالب خوبتون
هم گوگل فرم و هم ترلو دو ابزار بسیار ساده و در عین حال بسیار عالی برای سیستمی کردم کارها و ایجاد نظم هست