طراحی آینده کسب و کار با مدیریت فرآیندهای کسب و کار

در عصر حاضر، سازمان‌ها برای حفظ رقابت و ارتقای عملکرد خود، نیازمند رویکردی نظام‌مند برای مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار خود هستند .در اینجا، مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) به عنوان راه‌حلی جامع و اثربخش، نقشی کلیدی ایفا می‌کند.

اما، مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟ مدیریت فرآیندهای کسب و کار رویکردی ساختارمند برای طراحی، اجرا، کنترل و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان است. این رویکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به طور موثرتری فعالیت کنند، کارایی را افزایش دهند، هزینه‌ها را کاهش دهند و رضایت مشتری را ارتقا دهند.

در این مقاله، به بررسی اصول کلیدی BPM ، مزایای استفاده از آن، انواع BPM، سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)، نمادگذاری فرآیند کسب و کار (BPMN) و چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار، می‌پردازیم. هدف این مقاله از مجله کسب و کار کاسب یار، ارائه درکی جامع از BPM و کاربرد آن در دنیای واقعی برای کمک به سازمان‌ها در جهت دستیابی به اهدافشان است.

تعریف مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟

مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک رویکرد ساختارمند و سیستماتیک به تجزیه و تحلیل، توسعه، کنترل کیفیت و مدیریت فرایند با هدف توسعه محصولات و خدمات است.

به عبارت دیگر، مدیریت فرایند کسب و کار شامل مدیریت و کنترل گام به گام تمام مراحل یک فرآیند تجاری است، از ابتدا تا انتها، به گونه ای که منجر به تولید محصولات یا ارائه خدمات مورد نظر شود.

۵ اصل کلیدی مدیریت فرآیندهای کسب و کار و چگونگی پیاده‌سازی آن‌ها

در این مقاله با کاسب یار همراه باشید که به 5 اصل کلیدی BPM و چگونگی پیاده‌سازی آن‌ها می‌پردازیم:

اصل تطبیق استراتژیک

اولین اصل از اصول مدیریت فرآیند کسب و کار، اطمینان از هماهنگی کامل فرایندها با اهداف استراتژیک سازمان است. بهبود فرایند نه تنها درباره کارایی، بلکه درباره کمک به اهداف گسترده‌تر کسب و کار است. این اصل نیازمند یک رویکرد از بالا به پایین، شروع از سطح مدیریت ارشد است تا اطمینان حاصل شود فرایندها برای دستیابی به اهداف استراتژیک طراحی و بهینه شده‌اند.

برای پیاده‌سازی این اصل، ابتدا اهداف استراتژیک را تحلیل و مستندسازی کنید تا مشخص شود هر فرایند چگونه به رسیدن به اهداف کمک می‌کند. سپس از ابزارهای BPM برای هماهنگی فرایندها با اهداف استفاده کنید. به عنوان مثال، برای راه اندازی محصول جدید; فرایندهای بازاریابی، فروش و پشتیبانی مشتری باید با اهداف تعیین شده، هماهنگ شوند تا شرکت بتواند با نفوذ و رضایت بهتر مشتریان، بازگشت سرمایه مورد انتظار خود را کسب کند.

اصل تمرکز بر مشتری

دومین اصل BPM، تمرکز بر مشتری، ارتقای رضایتمندی و ارائه ارزش به آن‌هاست. فرایندها باید با در نظر گرفتن کاربر نهایی طراحی و بهینه شوند تا تجربه راحت و رضایت بخشی برای مشتری فراهم کنند.

برای پیاده سازی این اصل، ابتدا نقاط تماس کلیدی مشتری را شناسایی و ببینید فرایندهای فعلی چگونه بر تجربه آن‌ها تأثیر می‌گذارد. سپس از بازخورد و داده‌های مشتری برای شناسایی نقاط قابل بهبود استفاده کنید. در صورت لزوم فرایندها را خودکار کنید تا تأخیرها کاهش و ارائه خدمات بهبود یابد.

به طور منظم فرایندها را بازبینی و بروزرسانی کنید تا با نیازها و انتظارات در حال تغییر مشتریان سازگار شوند. به عنوان مثال، یک فروشگاه می‌تواند با ساده سازی فرایند بازگرداندن و تعویض کالا، رضایتمندی و وفاداری بیشتر مشتریان را جلب کند که در نهایت به معاملات تکراری و توصیه‌های مثبت و در نتیجه افزایش فروش می‌انجامد.

اصل چابکی و انعطاف پذیری

سومین اصل مدیریت فرآیندهای کسب و کار، چابکی و انعطاف‌پذیری برای انطباق سریع با تغییرات در بازار یا شرایط داخلی کسب و کار است. برای پیاده سازی این اصل، باید چارچوب و متدولوژی‌های BPM شما قابلیت انعطاف و تغییر آسان فرایندها را داشته باشد.

بدین منظور باید فرهنگ بهبود مستمر و نوآوری را در سازمان ترویج کنید و از ابزارهای BPM انعطاف‌پذیر و قابل اندازه گیری، برای تنظیم سریع فرایندها در صورت نیاز استفاده کنید.

به عنوان مثال، اگر یک شرکت تولیدی با افزایش ناگهانی تقاضا برای یکی از محصولاتش مواجه شود، داشتن فرایندهای تولید انعطاف‌پذیر و چابک حیاتی خواهد بود.

اگر بتوان این فرایندها را به سرعت برای افزایش ظرفیت تولید و برآورده کردن تقاضای بیشتر بررسی و تنظیم کرد، شرکت نه تنها از شرایط فعلی بازار بهره می‌برد بلکه اعتبارش نیز در نزد مشتریان ارتقا می‌یابد.

اصل شفافیت و پاسخگویی

چهارمین اصل BPM، شفافیت و پاسخگویی در فرایندهاست. شفافیت باعث افزایش اعتماد و مسئولیت‌پذیری می‌شود. داشتن دیدی روشن از تمام فرایندهای کسب و کار برای اطمینان از آگاهی همه دست‌اندرکاران از نقش‌ها و مسئولیت‌هایشان ضروری است.

برای اجرای این اصل، باید نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به وضوح تعیین کرده و افراد را در قبال بخش خود پاسخگو قرار دهیم. همچنین، مستندسازی صحیح فرایندها نیز ضروری است تا شفافیت و درک آن‌ها از مسئله تضمین شود. از نرم‌افزارهای BPM برای پایش و ردیابی عملکرد و تضمین پاسخگویی و شفافیت استفاده کنید.

به عنوان مثال، اگر یک تیم مدیریت پروژه، فرایندهای شفاف‌تری را اتخاذ کند، می‌تواند به اعتماد و مسئولیت‌پذیری بیشتر اعضا منجر شود. مستندسازی و ارتباط شفاف مسئولیت‌ها و پیشرفت وظایف هر عضو، می‌تواند به محیط کاری هماهنگ‌تر و پربارتری منجر شود.

اصل بهبود مستمر

پنجمین و آخرین اصل BPM، بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار است. این اصل، تجزیه و تحلیل و بهینه سازی منظم فرایندها را برای ارتقای پیوسته کارایی و اثربخشی ترویج می‌کند.

برای پیاده سازی، باید در سازمان خود فرهنگ بهبود مستمر فرایندها را نهادینه کنید. بدین منظور باید با استفاده از شاخص‌های عملکرد، عملکرد فرایندها را به طور منظم تجزیه و تحلیل و نقاط قابل بهبود را شناسایی کنید.

شرکت‌های موفق همواره از شیوه‌های برتر مدیریت فرآیندهای کسب و کار و تجربیات و آموخته‌های پروژه‌های قبلی بهره می‌گیرند تا بتوانند به طور مستمر کارایی و اثربخشی فرایندهای خود را ارتقا دهند.

به عنوان مثال، در یک شرکت لجستیک و حمل و نقل، اجرای برنامه بهبود مستمر می‌تواند شامل تجزیه و تحلیل منظم زمان تحویل، بازخوردهای مشتریان و هزینه‌های عملیاتی باشد.

با استفاده پیوسته از این داده‌ها، شرکت قادر خواهد بود تا با اعمال اصلاحات و بهبودهای جزئی در مسیرهای تحویل و فرایندهای خدمات مشتری، در طول زمان شاهد کاهش زمان تحویل، افزایش رضایت مشتریان و کاهش هزینه‌های عملیاتی باشد. به عبارت دیگر، با بهره گیری از رویکرد بهبود مستمر، فرایندهای کسب و کار شرکت به تدریج کارآمدتر و اثربخش‌تر می‌شوند.

انواع مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)

سه نوع اصلی از انواع مدیریت فرایند کسب و کار وجود دارد که عبارتند از:

BPM متمرکز بر یکپارچه سازی

این نوع مدیریت فرآیندهای کسب و کار بین سیستم‌های نرم افزاری موجود مانند CRM، ERP و HRMS استفاده می‌شود. همچنین زمانی که دخالت انسانی چندانی وجود ندارد، از آن استفاده می‌شود. چنین سیستم‌هایی معمولاً دارای دسترسی API و اتصال دهنده‌ها هستند، تا فرایندها را سریع‌تر انجام دهند.

BPM متمرکز بر مستندات

این نوع BPM زمانی استفاده می‌شود که یک سند، مانند قرارداد، اساس فرایند باشد. مدیریت فرآیندهای کسب و کار متمرکز بر مستندات امکاناتی مانند فرمت بندی، تأیید اسناد، ارسال و هدایت اسناد و امضای اسناد را فراهم می‌کند.

BPM متمرکز بر انسان

این نوع مدیریت فرآیندهای کسب و کار زمانی استفاده می‌شود که فرایندها توسط انسان‌ها انجام می‌شود. معمولاً چنین فرایندهایی نیازمند تأییدیه کارمندان است. در این حالت، فرایندهای اصلی شامل اعلان‌های ساده و ردیابی، همچنین یک رابط کاربری دوستانه است.

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار(bpms) چیست؟

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)، یک نرم‌افزار است که از مدیریت و اجرای فرایندهای کسب و کار پشتیبانی می‌کند. مدیریت فرایند کسب و کار bpms ابزاری برای پیاده‌سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان‌ها است.

سیستمهای مدیریت فرایند کسب و کار معمولاً شامل قابلیت‌هایی مانند مدل‌سازی فرایند، اجرای فرایند، مانیتورینگ و تجزیه و تحلیل فرایند است. این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرایندهای خود را به صورت دیجیتالی مدیریت و بهینه کنند.

بیشتر بخوانید: طراحی سیستم مدیریت عملکرد کارکنان

مزایای استفاده از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار

استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارد، استفاده از مشاوره سیستم سازی کسب و کار، مشاوره crm، مشاوره راه اندازی کسب و کار در کنار BPMS میتواند باعث تحول در سیستم کسب و کار شما شود. اما مهمترین مزایای سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار، شامل موارد زیر است.

بیشتر بخوانید: نحوه برخورد با مشتری: راهنمایی برای ایجاد تعاملات مثبت با مشتریان

افزایش کارایی

سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار، با اتوماسیون کردن وظایف تکراری و حذف فعالیت‌های دستی و کاغذی، کارایی فرایندها را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.

استفاده بهینه از BPMS می‌تواند جریان کار را بهینه ‌کند، گلوگاه‌ها یا قسمت‌های مهم و مشکل دار کسب و کار را شناسایی و برطرف ‌کند و زمان چرخه فرایندها را کاهش ‌دهد. با پیاده‌سازی BPMS، سازمان‌ها می‌توانند با منابع کمتر، خروجی بیشتری تولید کنند و بهره‌وری کلی را بهبود دهند.

بهبود انعطاف‌پذیری

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به سرعت فرایندهای خود را با تغییرات بازار، الزامات مشتری یا شرایط کسب و کار تطبیق دهند. با استفاده از ابزارهای مدل‌سازی بصری و قابلیت‌های مدیریت قوانین کسب و کار، BPMS امکان اعمال تغییرات در فرایندها را بدون نیاز به برنامه نویسی، فراهم می‌کند. این انعطاف‌پذیری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا چابک باشند و مزیت رقابتی کسب کنند.

افزایش شفافیت

این سیستم علاوه بر ارائه نمای کلی از تمام فرایندهای سازمانی، امکان پایش عملکرد فرایندها را فراهم می‌کند. داشبوردها و گزارش‌های تحلیلی BPMS، دیدی شفاف از KPIها، تنگناها و فرصت‌های بهبود ارائه می‌دهد.

این شفافیت به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند و مشکلات را به سرعت شناسایی و برطرف کنند. همچنین پاسخگویی و مسئولیت‌پذیری را در سراسر سازمان افزایش می‌دهد.

کاهش هزینه‌ها

BPMS با حذف فعالیت‌های دستی و تکراری، کاهش خطاها و بهینه‌سازی استفاده از منابع، هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد. اتوماسیون فرایندها علاوه بر کاهش نیاز به نیروی انسانی، باعث افزایش بهره‌وری کارکنان نیز خواهد شد.

همچنین یکپارچه‌سازی سیستم‌ها و جلوگیری از انباشت اطلاعات نیز به صرفه‌جویی در هزینه‌ها کمک می‌کند. علاوه بر این، بینش حاصل از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار به شناسایی فرصت‌های کاهش هزینه و بهبود مستمر کمک می‌کند.

در مجموع، BPMS مزایای چشمگیری برای سازمان‌ها به همراه دارد. با افزایش کارایی، انعطاف‌پذیری، شفافیت و کاهش هزینه‌ها، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را بهبود بخشند، چابک‌تر شوند و مزیت رقابتی کسب کنند.

BPMN یا زبان مدلسازی فرآیند کسب و کار چیست؟

BPMN مخفف “Business Process Model and Notation” است که به معنای “مدل و نشانه گذاری فرایندهای کسب و کار” می‌باشد. مدیریت فرایند کسب و کار bpmn، یک استاندارد برای مدلسازی فرایندهای کسب و کار است که توسط Object Management Group (OMG) تعریف شده است.

BPMN شامل یک مجموعه از نمادها و المان‌های گرافیکی است که برای نمایش گرافیکی فرایندهای کسب و کار استفاده می‌شود. با استفاده از BPMN، می‌توان فرایندهای پیچیده را به صورت مدل‌های قابل درک برای همه ذینفعان مانند مدیران، تحلیلگران فرایند، توسعه دهندگان نرم افزار و کارکنان عملیاتی ترسیم کرد.

چهار عنصر اصلی در BPMN

مدیریت فرآیند‌های کسب و کار روشی برای طراحی، اجرا و بهبود مستمر فرایندهای سازمانی است. نمودار گردش کار فرایند کسب و کار زبانی استاندارد برای مدلسازی و ارتباط این فرایندها با استفاده از عناصری مانند فعالیت‌ها، رویدادها، گیت‌ها و جریان‌ها می‌باشد، که به شرح زیر است.

فعالیت‌ها (Activities):

فعالیت‌ها نماد کارها یا وظایف خاصی هستند که باید در طول فرایند انجام شوند. آن‌ها می‌توانند شامل وظایف ساده انسانی یا اتوماتیک، یا حتی فرایندهای فرعی پیچیده‌تر باشند. فعالیت‌ها معمولاً با یک مستطیل نمایش داده می‌شوند.

رویدادها (Events):

رویدادها نشان دهنده نقاطی در فرایند هستند که چیزی اتفاق می‌افتد، مانند شروع یک فرایند، پایان آن، یا شرایط میانی که بر جریان فرایند تأثیر می‌گذارند. آن‌ها می‌توانند رویدادهای شروع، میانی یا پایانی باشند. رویدادها معمولاً با یک دایره نمایش داده می‌شوند.

گیت‌ها (Gateways):

گیت‌ها، نقش کنترل جریان فرایند را بر عهده دارند. آن‌ها تصمیم گیری‌های منطقی را در مسیر فرایند اعمال می‌کنند، مانند شرایط انشعابی (تصمیم بین مسیرهای مختلف) یا ادغام جریان‌های موازی. گیت‌ها معمولاً با یک لوزی الماسه شکل نمایش داده می‌شوند.

جریان‌ها (Flows):

جریان‌ها نشان دهنده ترتیب و توالی اجرای فعالیت‌ها و رویدادها در فرایند کسب و کار هستند. آن‌ها با خطوط پیوسته یا خط چین نمایش داده می‌شوند و جهت حرکت فرایند را نشان می‌دهند.

جریان‌ها ممکن است جریان کنترل (برای توالی اجرا)، جریان پیام (برای انتقال پیام‌ها بین بخش‌ها) یا جریان انجمنی (برای نمایش پیوندهای داده) باشند.

BPMN به عنوان یک زبان استاندارد و قابل درک برای مدلسازی فرایندها، امکان ارتباطی موثر بین افراد درگیر در پروژه‌های مدیریت فرایند کسب و کار را فراهم می‌کند و به درک بهتر، طراحی و اجرای فرایندها کمک می‌نماید.

چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار

چرخه مدیریت فرایند کسب و کار یک رویکرد ساختاریافته برای تحلیل، بهینه سازی، نظارت و کنترل فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان است. این چرخه شامل شش مرحله زیر است:

مرحله اول: طراحی فرایند (Process Design)

شناسایی و مستند سازی چگونگی انجام فرآیندهای کسب و کار فعلی در یک سازمان.

مرحله دوم: مدلسازی فرایند (Process Modeling)

ایجاد مدل گرافیکی یا نمادین از فرآیندهای کسب و کار برای تحلیل و درک بهتر آن‌ها.

مرحله سوم: اجرای فرایند (Process Execution)

پیاده سازی و اجرای فرآیندهای مدل شده با استفاده از ابزارها و سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار.

مرحله چهارم: نظارت بر فرایند (Process Monitoring)

جمع آوری داده‌ها و اطلاعات مربوط به عملکرد فرآیندها برای تحلیل و بهبود آن‌ها.

مرحله پنجم: بهینه سازی فرایند (Process Optimization)

تجزیه و تحلیل داده‌های جمع آوری شده و شناسایی فرصت‌های بهبود برای کاهش هزینه‌ها، افزایش کارایی و بهره وری فرآیندها.

مرحله ششم: بازطراحی فرایند (Process Redesign)

اصلاح یا بازطراحی فرآیندها بر اساس یافته‌های بهینه سازی برای دستیابی به عملکرد بهتر. این چرخه به طور مداوم تکرار می‌شود تا فرآیندهای کسب و کار همگام با تغییرات محیطی و نیازهای سازمان بهینه شوند. هدف از BPM بهبود مستمر فرایندها برای افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهبود رضایت مشتری است.

نتیجه گیری:

مدیریت فرآیندهای کسب و کار رویکردی نظام‌مند برای طراحی، اجرا، کنترل و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان است. این رویکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به شیوه موثرتری فعالیت کنند و بتوانند در کنار افزایش کارایی، هزینه‌ها را کاهش داده و رضایت مشتری را ارتقا دهند.

BPM با استفاده از اصول کلیدی مانند تطابق استراتژیک، تمرکز بر مشتری، چابکی و انعطاف‌پذیری، شفافیت و پاسخگویی و بهبود مستمر، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به اهداف خود دست یابند.

مدل‌سازی فرآیند با استفاده از BPMN نیز، ابزاری استاندارد برای نمایش بصری فرآیندهاست و به درک بهتر فرآیندها به منظور طراحی و اجرای آن‌ها کمک می‌کند. چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار با شش مرحله شامل طراحی، مدلسازی، اجرا، نظارت، بهینه‌سازی و بازطراحی فرآیند، چارچوبی برای مدیریت و بهبود مستمر فرآیندها ارائه می‌دهد.

امیدواریم با این مقاله آموزشی از کاسب یار با مدیریت فرآیندهای کسب و کار به اندازه کافی آشنا شده باشید. با پیاده‌سازی BPM، سازمان‌ها می‌توانند به طور قابل توجهی عملکرد خود را ارتقا دهند و در دنیای رقابتی امروز موفق‌‌تر عمل کنند.

سوالات متداول

منابع: vuram، indeed