یکی از ابزارهایی که باعث ایجاد تحول در فرایند فروش می‌شود، نرم افزار CRM است. سازمان‌ها و شرکت‌ هایی که علاقه دارند میزان فروش محصولات خود را افزایش دهند، باید مدیریت ارتباط با مشتری را به درستی انجام دهند و این کار تنها با خرید CRM امکان پذیر است. تعامل هوشمندانه با مشتریان، روی میزان فروش تأثیر گذاشته و در نهایت باعث افزایش درآمد و بازدهی سازمان می‌شود. به همین دلیل، خرید نرم افزار سی آر ام برای مدیران حرفه‌ای بسیار مهم است و هر سازمانی سعی می‌کند تا بهترین نرم افزار CRM را در اختیار کارکنان فروش و بازاریابی خود قرار دهد.

در این مقاله از وب سایت کاسب یار قصد داریم تا به طور کامل، به نحوه خرید CRM پرداخته و به نکات مهم مربوط به آن اشاره کنیم.

ویژگی های مهم نرم افزار CRM برای انتخاب و خرید

هر چقدر از مزیت‌های کار با نرم افزار CRM برای تعامل بهتر با مشتریان گفته شود، باز هم کم است. استفاده از نرم افزار CRM، باعث می‌شود تا تجربه مشتری (CX) بهبود پیدا کرده و نظم ویژه‌ای به کادر فروش و بازاریابی سازمان بخشیده شود. از جمله مزیت‌های دیگر نرم افزار CRM، می‌توان به دسترسی راحت به مشخصات مشتریان، دسته‌بندی آن‌ها بر اساس نیازها و سلیقه‌ها، گزارش‌های نموداری منظم، پیگیری مشتریان، جذب و ترغیب مشتریان به خرید و ارتباط بیشتر، افزایش فروش و اتوماتیک شدن فرایندهای فروش اشاره کرد.

برخی از ویژگی‌ های مهم برای انتخاب و خرید نرم افزار CRM عبارت‌اند از:

• امکان مدیریت بهتر منابع انسانی سازمان
• قابلیت ایمیل، پیامک یا فکس گروهی به‌صورت اتوماتیک
• شناسایی مشتریان وفادار
• امکان چت و ارتباط خصوصی با مشتریان
• قابلیت پیگیری نیازهای مشتریان
• گزارش‌ دهی منظم به‌ صورت نموداری

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار crm

اما چه زمانی می‌توان با قاطعیت گفت که سازمان ما به CRM نیاز دارد؟ به یاد داشته باشید که اگر تجربه مشتری از سازمان شما ضعیف شد، مشخصات مشتریان به‌ راحتی در دسترس نبود یا تعامل با مخاطبان سخت شد، شما به یک نرم افزار CRM نیاز دارید. با این شرایط، باید فوراً به خرید CRM اقدام کنید. قبل از خرید CRM این سؤالات را از خود بپرسید:

• آیا مشتریان درخواست‌های تکراری زیادی از کارکنان فروش دارند؟
• آیا ارتباط تلفنی یا اینترنتی با مشتریان سخت و پرهزینه شده است؟
• آیا معتقدید روش‌های فروش فعلی کارساز نیستند؟

اگر این سؤالات، به یک دغدغه برای شما تبدیل شده‌اند، می‌توانید روی خرید CRM تمرکز کنید.

در ادامه مقاله، به دنبال پاسخ به این سؤال هستیم که یک نرم افزار CRM، چگونه باعث افزایش فروش می‌شود؟

رابطه CRM و فروش

یکی از نکات مهمی که باید در نظر بگیرید، بازدهی منابع انسانی است. خوب است بدانید که بسیاری از کارکنان بخش فروش در صورت بی‌نظمی و نبود استراتژی موفق فروش، ممکن است خیلی سریع، انگیزه خود را از دست بدهند. اما چه باید کرد؟ در اینجا نرم افزار CRM، با نظم بخشیدن و پیگیری‌های برنامه‌ریزی شده و مرتب، به کمک نیروهای بخش فروش و بازاریابی می‌رود. اتوماتیک کردن پیگیری‌ها، امکان ارتباط راحت‌ تر با مشتریان، امکان برنامه‌ریزی و سیاست‌گذاری برای آینده و بسیاری موارد دیگر، باعث شده‌اند تا خرید CRM بتواند میزان فروش را تا چند برابر افزایش دهد.

CRM چقدر فروش را افزایش می دهد؟

طبق داده های آماری crm statistics، نرم افزار CRM می تواند فروش را تا 29 درصد، بهره وری را تا 34 درصد و دقت پیش بینی را تا 42 درصد افزایش دهد. با اضافه کردن شبکه های اجتماعی و دسترسی تلفن همراه به برنامه های کاربردی CRM، بهره وری نیروهای فروش 26.4 درصد افزایش می یابد. میانگین ROI نرم افزار CRM چیزی حدود 8.71 دلار برای هر دلار خرج شده است.

برای خرید نرم افزار CRM به چه نکاتی توجه کنیم؟

هرچند خرید نرم افزار CRM بسیار ضروری است؛ اما نباید فراموش کرد که در صورت انتخاب اشتباه نرم افزار، هزینه زیادی را از دست داده‌اید. برای خرید مطمئن یک نرم افزار CRM باید به برخی نکات مهم توجه کنید. آگاهی از این موارد باعث می‌شود تا با خرید CRM ایده آل برای شرکتتان، از افزایش فروش لذت ببرید.

1. میزان سادگی کار با نرم افزار CRM

از پیچیدگی دوری کنید! بهترین نرم افزار CRM، باید بتواند با رابط کاربری ساده و روان، سرعت فعالیت کارمندان فروش را افزایش داده و مانع از ایجاد سردرگمی شود. اگرچه نرم افزار CRM که قصد خرید آن را دارید، باید جامع و مفید باشد، اما این به معنای شلوغ و پیچیده بودن نرم افزار نیست. اگر به همه بخش‌ها و خدمات یک نرم افزار CRM نیاز ندارید؛ به خرید یک نرم افزار ساده‌تر فکر کنید. یکی از بهترین پیشنهادها برای شرکت‌های ایرانی، خرید نرم افزار CRM فارسی است. خرید CRM فارسی کمک می‌کند تا کارمندان بخش فروش و بازاریابی، با ابهام کمتری مواجه شوند.

2. انعطاف‌ پذیری، قابلیت توسعه و شخصی‌ سازی

سازمان شما همچون دیگر سازمان‌ها بر اساس چشم‌انداز و رودمپ (Roadmap) خود، درحال‌توسعه است؛ بنابراین در آینده مشتریان بیشتری خواهد داشت و سطح نیروی انسانی آن تکامل پیدا می‌کند. به همین دلیل باید برای CRM، نرم‌افزاری را بخرید که قابلیت توسعه و شخصی‌سازی را داشته باشد. این یعنی در هر زمان که نیاز داشتید، بتوانید امکانات آن را متناسب با نیاز و شرایط خود تغییر دهید. با این کار، تا حد زیادی در هزینه‌ها صرفه‌جویی خواهید کرد؛ چراکه از خرید دوباره نرم افزار CRM بی‌نیاز خواهید بود.

3. ابری یا نصبی بودن

ابری یا نصبی بودن نرم افزار CRM بسیار مهم است. این موضوع به امکان استفاده از نرم افزار در موقعیت‌ها و مکان‌های مختلف برمی‌گردد. قطعاً اگر آزاد باشید که در مکان‌های مختلف از نرم افزار استفاده کنید (مثل تلفن همراه)، CRM قوی‌تری برای سازمان ایجاد کرده‌اید. در این صورت، انجام کارهای شرکت تنها به داخل دفتر کار محدود نخواهد شد. نسخه‌های ابری یا نصبی CRM دارای تفاوت‌های اساسی هستند.
در نسخه‌های نصبی، شما به یک مسئول IT نیاز خواهید داشت، از طرفی هزینه اولیه نصب نرم افزار بالا است و باید هرچند وقت یکبار از اطلاعات بک‌آپ‌گیری کنید. نسخه‌های نصبی به سخت‌افزار نیازمند بوده و سرعت بالایی دارند.
در نسخه‌های ابری شرایط کاملاً فرق می‌کند. این نرم افزارها، نیاز به کارشناس IT ندارند. تنها با کمک اینترنت می‌توانید به آن‌ها متصل شوید. هزینه اولیه بسیار پایینی داشته و در همه‌جا در دسترس‌اند. نسخه ابری نیازی به سخت‌افزار ندارد و امنیت اطلاعات در آن بسیار بالا است.

بیشتر بخوانید: CRM ابری یا CRM تحت وب؟ کدام بهتر است؟

4. زیرساخت‌ های سخت‌ افزاری مورد نیاز

توجه به زیرساخت‌ های سخت‌ افزاری مورد نیاز، یکی از نکات مهم قبل از خرید CRM است. خرید نرم افزار CRM فارسی، مسئولیت بزرگ و اساسی برای مدیر ارتباط با مشتریان است. به همین دلیل، برای جلوگیری از هرگونه مشکل، قبل از خرید باید تمام پیش‌ نیازها و زیر ساخت‌ های لازم بررسی شوند. ممکن است برای نصب نرم افزار CRM، به سخت‌افزار یا سیستم خاصی نیازمند شوید، بنابراین همه این موارد و هزینه‌های خرید آنها را در نظر بگیرید. اگر بتوانید یک سخت‌افزار مناسب برای نرم افزار فراهم کنید؛ تقریباً نیمی از راه را برای خرید CRM طی کرده‌اید.

5. گزارش‌ دهی و ورود اطلاعات آسان

شاید بتوان گفت گزارش‌ها مهم‌ترین بخش یک نرم افزار CRM هستند. شرکت‌های سازنده که اقدام به فروش نرم افزار CRM می‌کنند، همواره در تلاش‌اند تا بهترین روش‌ها را برای گزارش‌دهی طراحی کنند. هر شرکتی، در ابتدای شروع کار با نرم افزار CRM، نیاز پیدا می‌کند تا انبوهی از اطلاعات سازمانی را وارد نرم افزار کند.

اطلاعاتی مثل کارت‌های بازرگانی، سربرگ‌ها، قالب‌ها، امضاها، مشخصات کارکنان، اطلاعات تماس و … همگی باید به‌صورت منظم وارد نرم افزار شوند. انتقال راحت و بدون دردسر این اطلاعات، کمک زیادی به سازمان موردنظر خواهد کرد. برای این کار، در خرید CRM باید به قابلیت Import یا Export، داده‌های نرم افزار دقت کنید. نرم افزار موردنظر باید بتواند از فرمت‌های مختلف اکسل و CSV به‌خوبی پشتیبانی کرده و فرایند انتقال اطلاعات را به‌سرعت انجام دهد.

6. راحت بودن آموزش و یادگیری

خوب است بدانید که هر نرم افزار CRM بدون توجه به میزان پیچیده بودن آن، باید آموزش داده شود. در خرید CRM، به این نکته توجه کنید. به فایل‌های آموزشی نرم افزار دقت کنید. از خود بپرسید که چقدر طول می‌کشد این دوره‌های آموزشی را مشاهده کنم؟ آیا فایل‌های آموزشی نرم افزار، واضح و بدون ابهام هستند؟ آیا از پس هزینه دوره‌های آموزشی نرم افزار بر می‌آیم؟
بهتر است بدانید که در بسیاری موارد، قسمت‌های مهم نرم افزار به دلیل عدم دریافت آموزش مناسب، علناً بدون استفاده و راکد باقی می‌مانند. برای جلوگیری از این کار، تمام تلاش خود را برای طی‌کردن مراحل آموزشی به کار بگیرید. توجه کنید که نرم‌افزاری که می‌خرید، فایل‌های آموزشی کامل و دقیقی داشته باشد. اگر تیم فروش و بازاریابی شما بتواند به‌خوبی آموزش ببیند؛ بازگشت هزینه سریع‌تر شده و سود بسیار بالایی از فروش بیشتر خواهید برد.

7. پشتیبانی حرفه‌ای و آنلاین

شاید خرید یک نرم افزار CRM ارزان، وسوسه‌‌کننده باشد. توجه کنید که قرار نیست بلافاصله پس از خرید، با مشکلات کار با نرم افزار رو‌به‌رو شوید. ممکن است کمی زمان بگذرد و سپس با ابهامات زیادی در نحوه کار با نرم افزار رو‌به‌رو شوید. برخورداری از یک پشتیبانی قوی و همیشه در دسترس، تا حد زیادی این مشکلات را برطرف می‌کند. سعی کنید در خرید CRM، تیم پشتیبان شرکت سازنده را بررسی کنید.

8. امکان استفاده از نسخه رایگان

معمولاً نرم افزارهای CRM دارای یک نسخه دمو یا رایگان هستند. قبل از خرید CRM به این مسئله توجه کنید. نسخه‌های دمو بیشتر برای تست نرم‌افزار قبل از خرید استفاده می‌شوند. برای اینکه پس از خرید دچار پشیمانی نشوید، استفاده از نسخه‌های رایگان خیلی مهم است.

علاوه بر این، اگر خودتان کار با نرم افزار CRM را امتحان نکنید و از زیروبم کار با آن سر در نیاورید، نظرات و اطلاعات کارشناسان فروش CRM یا کاربرانی که قبلاً از این نرم افزار استفاده کرده‌اند، کمک زیادی به شما نخواهد کرد. پس چه‌ بهتر که خودتان از نرم افزار CRM نسخه رایگان استفاده کنید و ببینید چقدر برای سازمان شما مناسب است.

بیشتر بخوانید: معرفی بهترین نرم افزارهای crm رایگان

9. قیمت نرم افزار CRM

خرید، نصب و آموزش نرم افزار CRM می‌تواند برای بسیاری از سازمان‌ ها یک‌ فصل کامل از بودجه را تعریف کند. این یعنی، بخش مهمی از هزینه‌ها به مدیریت ارتباط با مشتریان اختصاص پیدا می‌کند؛ بنابراین مهم است که بدانید نرم افزار CRM، ارزش هزینه‌های صرف شده را دارد یا خیر.
برای اینکه از پرداخت هزینه‌ ها پشیمان نشوید، به‌جای توجه به قیمت، عملکرد و ویژگی‌های نرم افزار را ملاک انتخاب قرار دهید. شاید یک نرم افزار امکانات زیادی داشته باشد؛ اما شما به همه آنها نیازی نداشته باشید. شاید یک نرم افزار خیلی ارزان باشد، اما امکانات موردنیاز شما را نداشته باشد. همه این موارد نقش تعیین‌کننده‌ ای در انتخاب نرم افزار CRM خواهند داشت.

10. اعتبار برند شرکت سازنده

اگر یک نرم افزار CRM، برند معتبری داشته باشد، شک نکنید که از کیفیت بالایی نیز برخوردار است. اعتبار برندهای سازنده CRM، بر روی رضایت مشتریان بنا شده است. قبل از خرید CRM، نظرات مشتریانی که پیش از شما آن را خریده‌اند یا در حال استفاده از آن هستند را مرور کنید. این موارد می‌تواند منابع سودمندی برای شما باشند. تمام نظرات مثبت و منفی را در کنار هم گذاشته و دید کلی از نرم افزار را برای خود ایجاد کنید. تصور کنید چقدر در استفاده از این نرم افزار، پیشرفت خواهید کرد؟ خرید یک نرم افزار CRM معتبر، تا حد زیادی مشکلات و ابهامات شما را برطرف می‌کند.

5 قدم تا خرید بهترین نرم افزار CRM

در این بخش قصد داریم تا به طور اجمالی به آموزش گام‌ به‌ گام مراحل خرید CRM بپردازیم. پنج گام اساسی خرید نرم افزار CRM عبارت‌اند از:

1. نیازسنجی استفاده از نرم افزار CRM: در این گام باید ببینید که چقدر به نرم افزار CRM نیاز خواهید داشت. تمام مشکلات و نیازهای شرکت و بخش فروش را بررسی کرده و بر اساس آنها تصمیم بگیرید.
2. از خود بپرسید که دقیقاً از این نرم افزار چه انتظاراتی دارید؟ قصد دارید کدام بخش‌های تیم فروش را توسعه داده و بهبود ببخشید؟ تمام این موارد کمک می‌کند تا انتخاب دقیق‌ تری داشته باشید و نرم افزار بهتری را بخرید.
3. به راهنمایی‌ها و آموزش‌های شرکت‌های معتبر دنیا در خرید CRM دقت کنید. قطعاً آنها نکاتی را به شما خواهند گفت که تجربه شما را برای خرید، ارتقا می‌دهد
4. نسخه رایگان و آزمایشی نرم افزار را اجرا کرده و تست کنید. در این گام باید به‌ صورت آزمایشی، از نیروهای فروش بخواهید که با نرم افزار کار کنند. با این کار، میزان سختی و ابهامات کار با نرم افزار به‌ خوبی نمایان خواهد شد.
5. یک کتاب راهنمای نرم افزار داشته باشید و با پشتیبانی نرم افزار دائماً ارتباط بگیرید.

کارهایی که بعد از خرید CRM باید انجام دهید:

این مهم است که بدانید، با خرید CRM کار تمام نشده است و تازه در شروع راه هستید. بعد از خرید CRM، روی نحوه استفاده درست و اصولی از آن تمرکز کنید. دوره‌های آموزشی را به‌صورت منظم برای کارکنان به اجرا درآورید و آنها را ملزم کنید تا در جلسات آموزشی حضور داشته باشند.

علاوه بر این، در صورت نیاز باید منابع انسانی موردنیاز برای کار با نرم افزار را در چارت سازمانی تعریف کنید. ممکن است نرم افزار CRM، به کارشناس IT نیاز داشته باشد، روی این موضوع تمرکز کنید. مدتی پس از خرید CRM، بازگشت هزینه را محاسبه کرده و بررسی کنید که چقدر به اهداف خود دست یافته‌اید.