گزارش مدیریتی [نحوه نگارش و نکات ارائه آن]

در سال های اخیر صرف نظر از جایگاه شغلی افراد یک سری مشکلات اساسی در سازمان وجود دارد. برای مثال خروجی انبار با میزان فروش متفاوت است. چرا که ممکن است در یک سازمان مقداری از موجودی انبار را به کارمندان هدیه داده باشند. این هدایا جزء خروجی انبار محسوب می‌شود اما جزء فروش‌ها خیر.

برای مغایرت‌گیری و حل کردن این مشکلات، مدیران به گزارشات صحیح از وضعیت موجود دارند. این مشکلات در بعضی مواقع خیلی ساده به نظر می‌رسند و یا حتی ممکن است به عنوان مشکل شناخته نشوند اما تأثیرات منفی خود را بر جنبه‌های مختلف کسب و کار می‌گذارند.

برای حل این موضوع باید بتوانید گزارش مدیریتی خوب تهیه کنید و آن را به مدیر ارائه دهید. در ادامه این مقاله از مجله کاسب یار به معرفی نمونه گزارش کار به کارفرما و مدیر و همچنین راهکارهایی برای بهتر شدن آن می‌پردازیم. با تجزیه و تحلیل دقیق اطلاعات، مدیر می‌تواند تصمیم‌گیری‌های بهتر و بهینه‌تر در مسیر توسعه کسب و کار انجام دهد بنابراین تهیه گزارش مدیریتی از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد.

گزارش چیست؟

گزارش‌ها اسنادی هستند که برای ثبت و انتقال اطلاعات به خواننده طراحی شده‌اند. گزارش‌ها دارای هدف هستند و هدف گزارش، مطلع کردن مدیران از جنبه‌های مختلف کسب و کار است. ارائه گزارشات درست به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم گیری آگاهانه‌تری داشته باشند.

به طور کلی یک گزارش می‌تواند نحوه عملکرد پرسنل، شرکت، ریسک‌ها و همچنین فرصت‌های پیش روی سازمان را به مدیر ارائه دهد.

بیشتر بخوانید: شرح وظایف مشاور مدیر عامل: بررسی شش وظیفه اصلی

چگونه یک گزارش خوب بنویسیم؟

گزارشات از جمله نمونه گزارش به مدیریت، معمولا برای پاسخ به سوالات استفاده می‌شوند. سوالاتی از قبیل:

• آیا قیمت گذاری محصولات من درست است؟
• سود آورترین مشتریان من چه کسانی هستند؟

گزارش، هم باید ساده باشد و هم در تنظیم آن باید خودتان را به جای طرف مقابل بگذارید و دقیقا به سوال او پاسخ دهید. بنابراین اولین و اساسی‌ترین قدم برای نوشتن یک گزارش خوب فهمیدن سوالی است که به دنبال جواب آن هستید.

برای اینکه سوال را خوب بفهمید می‌توانید از دو ابزار زیر استفاده کنید:

ابزار اول: خوب گوش دادن

اکثر ما خوب گوش کردن را بلد نیستیم. برای مثال کارفرما در حال توضیح دادن چگونگی تهیه گزارش است اما ذهن ما درگیر اتفاقات شب گذشته است و ممکن است ما خیلی از نکات را متوجه نشویم و در آخر نتوانیم گزارش مد نظر کارفرما رو به او تحویل دهیم.

پس باید بتوانید خوب گوش کنید و تمام مواردی که کارفرما از شما می‌خواهد را یادداشت برداری کنید.

ابزار دوم: خوب سوال پرسیدن

دومین راه برای اینکه بفهمید در مغز کارفرما چه می‌گذرد و دقیقاً چه چیزی را از شما می‌خواهد این است که خوب و زیاد و همچنین درست سوال بپرسید.

برای مثال کارفرما از شما یک گزارش از وضعیت انبار می‌خواهد. شما می‌توانید با پرسیدن سوالاتی مانند برای چه زمانی می‌خواهید؟ آیا پک‌های هدیه را هم به عنوان موجودی حساب کنم یا نه؟ می‌توانید آنچه در ذهن کارفرما است را بیرون بکشید و گزارشی کامل به او ارائه دهید.

به طور کلی با خوب گوش دادن و خوب پرسیدن می‌توانید پکیجی را جمع‌آوری کنید که صفر تا صد آن را بفهمید و بدانید که چه چیزی می‌خواهید و چگونه به دستش بیاورید.

بیشتر بخوانید: اصول و روش‌های مدیریت کارکنان

گزارش مدیریتی چیست؟

نمونه گزارش به مدیریت مجموعه‌ای از داده‌هاست که مدیر را از نحوه اداره کارآمد بخش خود مطلع می‌کند. یک کسب و کار و یا سازمان موفق گزارش‌های مدیریتی را برای اهدافی مانند ردیابی شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) یک بخش و همچنین کمک به مدیران جهت تصمیم‌گیری دقیق و مبتنی بر داده تهیه می‌‌کنند.

تصمیمات درست مدیر می‌تواند باعث کاهش هزینه‌ها و بالا رفتن سودآوری کسب و کار شود. با توجه به سطح مدیران، گزارش‌های مدیریتی می‌توانند در تصمیم گیری‌های استراتژیک نقش بسیار مهم و سازنده‌ای را داشته باشند.

انواع گزارش مدیریتی در سازمان

در ادامه این مقاله به معرفی بخش‌های مختلف نمونه گزارش به مدیریت خواهیم پرداخت. انواع گزارشات مدیریتی می‌تواند شامل موارد زیر باشند:

• نظارت و ردیابی KPI ها
• تعیین اهداف و نقاط عطف سازمان
• تعیین سودآوری و قیمت گذاری محصولات و خدمات
• گزارش بودجه
• گزارش حجم فروش و مقایسه با بودجه (انحراف حجم)
• گزارش قیمت فروش و مقایسه با بودجه (انحراف قیمت)
• تجزیه سنی بدهکاران و بستانکاران
• گزارشات تحلیلی جهت تامین مالی
• گزارش تحلیل حاشیه ایمنی
• گزارشات وصول مطالبات
• تحلیل نسبت‌های مالی
• استخدام درست و به موقع کارمندان
• گزارش بهای تمام شده کالای ساخته شده
• گزارش خرید مواد
• گزارش مصرف مواد
• گزارش کالای در جریان ساخت
• گزارش وقت‌های تلف شده
• گزارش ضایعات
• گزارش فروش

نکاتی برای ساخت گزارش مدیریتی

برای ساخت انواع گزارشات مدیریتی موارد زیر را در نظر داشته باشید تا بتوانید گزارشی کامل و جامع جمع آوری کنید. در ادامه به معرفی نکاتی که باید در ساخت یک گزارش مدیریتی در نظر بگیرید می‌پردازیم:

1. KPI های مناسب را انتخاب کنید.
2. بازخورد مشتریان را در گزارشات خود در نظر بگیرید.
3. دوره زمانی را مشخص کنید.
4. گزارشات باید بیان کننده وقایع باشند پس بر روی صحت اطلاعات و دیتاها تمرکز داشته باشید.
5. گزارش خودتان را بسیار واضح بیان کنید.
6. برای ارائه می‌توانید از ابزارهای دیجیتال مارکتینگ استفاده کنید.
7. گزارش از نظر بصری و گرافیکی باید دلنشین باشد و به راحتی قابل فهم و خوانا باشد.

گزارش باید در زمان و با هدف درست ارائه شود

مهم‌ترین نکته برای آماده سازی گزارش این است که در زمان درست با هدف درست ارائه شود. برای این کار می‌توانید از مدیر بپرسید گزارش را برای چه زمانی می‌خواهد و یا هدف او از گزارش چیست.

هوش مصنوعی را در تهیه گزارش مدیریتی بکار بگیرید

شاهد هستید که امروزه دنیا به سمت هوش مصنوعی در حال حرکت است. استفاده از هوش مصنوعی می‌تواند تعداد خطاهای گزارش را کم کند. بنابراین حتماً سعی کنید در آماده سازی گزارش مدیریتی از هوش مصنوعی بهره ببرید.

هوش مصنوعی در تهیه گزارش مدیریتی می‌تواند کمک‌های زیر را به شما ارائه دهد:

• خودکارسازی فرآیندهای تهیه گزارش: هوش مصنوعی می‌تواند بسیاری از وظایف دستی و زمان‌بر در تهیه گزارش‌های مدیریتی را خودکار کند. این وظایف می‌تواند شامل جمع‌آوری داده‌ها، پردازش داده‌ها، تجزیه و تحلیل داده‌ها و تولید گزارش‌های نهایی باشد. خودکارسازی این وظایف می‌تواند به صرفه‌جویی در زمان و منابع سازمان کمک کند.
• تجزیه و تحلیل داده‌های پیچیده: هوش مصنوعی می‌تواند داده‌های پیچیده را به روش‌های موثرتری نسبت به روش‌های سنتی تجزیه و تحلیل کند. این امر می‌تواند به مدیران کمک کند تا بینش‌های عمیق‌تری از عملکرد سازمان خود به دست آورند.
• پیش‌بینی روندها و شناسایی فرصت‌ها: هوش مصنوعی می‌تواند روندها و الگوهای پنهان در داده‌ها را شناسایی کند. این امر می‌تواند به مدیران کمک کند تا روندهای آینده را پیش‌بینی کنند و فرصت‌های جدید را شناسایی کنند.
• تولید گزارش‌های جذاب و بصری: هوش مصنوعی می‌تواند گزارش‌های مدیریتی را به روش‌های جذاب و بصری تولید کند. این امر می‌تواند به مدیران کمک کند تا اطلاعات را به راحتی درک کنند و تصمیمات بهتری بگیرند.

نمونه‌هایی از کاربرد هوش مصنوعی در تهیه گزارش

یک شرکت تولیدی از هوش مصنوعی برای خودکارسازی فرآیند جمع‌آوری داده‌های فروش استفاده می‌کند. این امر به شرکت کمک می‌کند تا به سرعت و به راحتی داده‌های فروش خود را جمع‌آوری کند و گزارش‌های فروش خود را به موقع ارائه دهد.

یک بانک از هوش مصنوعی برای تجزیه و تحلیل داده‌های مشتریان خود استفاده می‌کند. این امر به بانک کمک می‌کند تا رفتار مشتریان خود را بهتر درک کند و محصولات و خدمات متناسب با نیازهای آنها را ارائه دهد.

یک شرکت بیمه از هوش مصنوعی برای پیش‌بینی خطرات استفاده می‌کند. این امر به شرکت کمک می‌کند تا ریسک‌های خود را بهتر مدیریت کند و هزینه‌های خود را کاهش دهد.

هوش مصنوعی در حال حاضر در حال توسعه است و کاربردهای جدیدی برای آن در حال ظهور است. با پیشرفت هوش مصنوعی، انتظار می‌رود که این فناوری نقش بیشتری در تهیه گزارش‌های مدیریتی ایفا کند.

قابلیت بروز شدن را در گزارش خود قرار دهید

برای اینکه قابلیت بروز شدن را در گزارش خود قرار دهید، باید موارد زیر را در نظر بگیرید:

• ساختار گزارش مدیریتی باید به گونه‌ای باشد که امکان اضافه کردن اطلاعات جدید به آن وجود داشته باشد. برای این کار می‌توانید از جداول، نمودارها و سایر عناصر بصری استفاده کنید که امکان اضافه کردن سطر یا ستون جدید به آن‌ها وجود دارد.
• اطلاعات گزارش باید به گونه‌ای ذخیره شوند که امکان دسترسی به آن‌ها به راحتی وجود داشته باشد. برای این کار می‌توانید از پایگاه داده یا سیستم‌های مدیریت محتوا استفاده کنید.
• فرآیند بروزرسانی گزارش باید به گونه‌ای باشد که به راحتی قابل انجام باشد. برای این کار می‌توانید از ابزارهای خودکارسازی استفاده کنید.

در اینجا چند نکته برای هوشمندانه رفتار کردن در هنگام بروزرسانی گزارش مدیریتی آورده شده است:

• قبل از بروزرسانی گزارش، از تغییراتی که می‌خواهید ایجاد کنید اطمینان حاصل کنید.
• اگر امکان دارد، تغییرات را در نسخه پشتیبان گزارش اعمال کنید.
• پس از بروزرسانی گزارش، آن را به دقت بررسی کنید تا از عدم وجود خطا اطمینان حاصل کنید.

با رعایت این نکات، می‌توانید از بروز خطاهای احتمالی در هنگام بروزرسانی گزارش جلوگیری کنید.

به صورت مشترک ارائه شود

گزارش‌های مدیریتی باید با توجه به فضای اطراف خود توسعه داده شوند. این امر مستلزم همکاری و کار تیمی است. با تهیه گزارش به صورت مشترک، می‌توانید از مزایای زیر بهره‌مند شوید:

• دیدگاه‌های مختلف: با همکاری افراد مختلف، می‌توانید دیدگاه‌های مختلف را در گزارش خود لحاظ کنید. این امر می‌تواند به شما کمک کند تا گزارشی جامع‌تر و دقیق‌تر تهیه کنید.
• استفاده از مهارت‌های مختلف: افراد مختلف مهارت‌های مختلفی دارند. با همکاری افراد مختلف، می‌توانید از مهارت‌های مختلف آنها برای تهیه گزارشی با کیفیت‌تر استفاده کنید.
• افزایش سرعت و کارایی: کار تیمی می‌تواند به افزایش سرعت و کارایی فرآیند تهیه گزارش کمک کند.

روند گزارش منسجم و درست باشد

این امر به معنای آن است که تمام مراحل گزارش به ترتیب منطقی و صحیح دنبال شوند و تمام جزییات مهم در گزارش لحاظ شوند. در تهیه گزارش باید به اندازه کافی بر روی تمام جزییات و مراحل دقت و تمرکز کنید. با رعایت موارد زیر می‌توانید یک گزارش منسجم و درست تهیه کنید:

• از زبان و لحن یکسان در تمام بخش‌های گزارش استفاده کنید.
• از تصاویر و نمودارها برای ارائه اطلاعات به صورت بصری استفاده کنید.
• با استفاده از خلاصه‌ای در ابتدای گزارش، نکات کلیدی گزارش را به خواننده معرفی کنید.

مراحل آماده سازی گزارش

در ادامه این مطلب از مجله کاسب یار مراحل آماده‌سازی گزارش آورده شده است:

تعیین هدف گزارش

به طور کلی هدف گزارش باید SMART باشد. در زیر به بررسی روش SMART خواهیم پرداخت:

• Specific: اولین و مهمترین هدف یک گزارش specific بودن است. بدین معنی که شما مشخص کنید از تهیه گزارش چه چیزی می‌خواهید. برای مثال شاخص عملکرد کارمندان مد نظر شماست و یا ورودی و خروجی های انبار.
• Measurable: گزارش مدیریتی باید قابل اندازه گیری باشد. تمامی مباحث داخل گزارش لزوما باید بر اساس کمیت باشند و عدد و رقم هر چیزی در آن مشخص باشد.
• Assignable: منظور از assignable بودن یک گزارش این است که دقیقا مشخص باشد چه کسی مسئول تحقق آن است و یا اگر گزارش تیمی است یک نفر به عنوان سرگروه معرفی شود.
• Realistic: همه چیز در گزارش مدیریتی باید کاملا واقعی باشد و از آوردن هر چیز گنگ و مبهم در آن خودداری شود.
• Timely: همانطور که گفته شد، زمان بندی در گزارش از اهمیت بالایی برخوردار است. Timely بودن گزارش به مشخص بودن زمان بندی اشاره می‌کند. یعنی باید برای گزارش یک زمان شروع و یک پایان مشخص کنید.

نکاتی برای زیباسازی بصری گزارش

با رعایت نکاتی در ساخت گزارش می‌توانید جذابیت و خوانایی گزارش خود را چند برابر کنید. در ادامه به معرفی و بررسی نکاتی برای ساخت گزارش خواهیم پرداخت:

استفاده از تصاویر

با استفاده از تصاویر بصری می‌توانید تمرکز ایجاد کنید. در ساخت گزارش مدیریتی حتما توجه داشته باشید که از تصاویر کاملا رسمی استفاده کنید از استفاده تصاویر سبک و جیغ به شدت بپرهیزید.

از چند تاپیک در یک اسلاید استفاده نکنید

ذهن انسان‌ها محدودیت دارد و توانایی تحلیل بیشتر از یک حجمی را ندارد. هنگامی که اسلاید خود را شلوغ کنید ذهن مدیر منحرف می‌شود.

خیلی واضح باشید!

در تمام اسلاید ها از یک فونت با اندازه یکسان و مرتب استفاده کنید. توجه داشته باشید که در صورت امکان حتماً قبل از ارائه گزارش روی پرژکتور امتحان کنید تا فونت‌ها قابل دید باشند.

ساده ارائه دهید.

برای اینکه مطمئن شوید همه گزارش شما را درک می‌کنند، داده‌ها را به ساده‌ترین شکل ممکن ارائه دهید. حرف‌های شما باید به گونه‌ای باشد که یک بچه 6 ساله هم متوجه درک کند که چه می‌گویید.

نکاتی برای شفاف بودن گزارش مدیریتی

در ادامه نکاتی را آورده‌ایم که می‌تواند به شفافیت گزارش شما کمک کنند. این نکات عبارتند از:

• بین بخش‌های اطلاعاتی فضای خالی بگذارید.
• رنگ‌ها را با دقت بالا و هدفمند انتخاب کنید.
• از بازه‌های زمانی، بازه‌پذیر و سایر محدوده‌ها استفاده کنید برای مثال می‌توانید بگویید من محصول خودم را تا شش ماه ضمانت می‌کنم.
• از معیارهای رایج استفاده کنید و کارهای عجیب غریب انجام ندهید.
• تا می‌توانید ساده بنویسید و از آنچه در سازمان شما رایج است استفاده کنید.
• گزارش قابل فهم باشد و مدیر بتواند با یک نگاه از حالت کلی گزارش مطلع شود. برای این کار می‌توانید از رسم نمودار استفاده کنید.
• اطلاعات نه خیلی زیاد و نه خیلی کم باشد.
• بروزرسانی در کمترین زمان ممکن برای گزارش امکان پذیر باشد.
• در دقایق اولیه خلاصه گزارش را ارائه دهید.
• انتظارات را مدیریت کنید.
• اسلایدهای خلاصه ایجاد کنید. (با این نکته که پشتیبانی گیری کامل اطلاعات را داشته باشید تا در صورت نیاز بتوانید با سند و مدرک حرف خودتان را تایید کنید)
• آنچه از شما خواسته شده ارائه بدهید و از پرداختن به حاشیه خودداری کنید.
• قبل از ارائه حتماً تمرین کنید.

نکات لازم جهت پرزنت گزارش برای مدیر

ارائه یک نمونه گزارش عملکرد اداری به مدیریت می‌تواند فرصتی برای به اشتراک گذاشتن دستاوردها، برجسته کردن نقاط قوت و شناسایی زمینه‌های پیشرفت باشد.

همچنین فرصتی برای دریافت بازخورداز مدیرتان است که می‌تواند به شما در ارتقای عملکردتان در آینده کمک کند.در ادامه به نکاتی در مورد نحوه ارائه گزارش کار به مدیر می‌پردازیم که می‌تواند در نحوه ارائه گزارش عملکرد به مدیریت شما تاثیرگذار باشد:

حین ارائه

نکات متعدد مطرح نکنید

در نمونه نامه گزارش کار به مدیر خود حداکثر سه نکته کلیدی را مطرح کنید و در مورد آن بحث کنید. شاید این مسئله از نگاه خودتان خوب باشد اما برای مدیر مناسب نیست زیرا اطلاعات زیاد است و ممکن است آن چیزی که مد نظر شما است را متوجه نشود.

ارائه را کوتاه نگه دارید

زمان برای مدیران بسیار مهم و ارزشمند است. بنابراین اسلایدها را کوتاه کنید و همچنین داستان‌ها را به صورت خلاصه و در زمان کمتری ارائه دهید.

انعطاف پذیر باشید

در طول جلسه ممکن است مدیران یا هرکس خواسته‌ای داشته باشد که آمادگی آن را ندارید. بنابراین سعی کنید انعطاف‌پذیر باشید و حتماً اطلاعات بکاپ داشته باشید تا در صورت نیاز بتوانید از آن استفاده کنید.

ترغیب اعضای جلسه با تصاویر

توجه داشته باشید که ارائه گزارش، کلاس انشاء نیست و از تصاویر استفاده کنید. استفاده از نوشته بدون تصویر و نمودار باعث خستگی اعضا می‌شود.

متن خود را کوتاه بگویید

سعی کنید در گزارش نکات خود را سریع بیان کنید یعنی سریعاً خواسته طرف رو بگویید. مثلاً برای گفتن یک نکته داستان آن را از سه ماه قبل تعریف نکنید. این کار می‌تواند شنونده را خسته کند و زمانی که شما نکته اصلی را ارائه می‌دهید، متوجه حرفتان نشود.

از تصاویر تمیز استفاده کنید

از تصاویری استفاده کنید که پیام شما را با چند نکته کلیدی در اسلاید نشان می‌دهد. از کیفیت عکس روی پرژکتور قبل از ارائه گزارش نیز مطمئن شوید.

ساخت عناوین مناسب

با دقت عناوین معناداری بسازید که بتوانند داستان را به تنهایی بیان کنند. اگر نمی‌توانید یک بیانیه خلاصه کننده قوی ارائه دهید در نظر بگیرید که آیا واقعاً به اسلاید نیاز دارید یا خیر.

استفاده مناسب از رنگ و فونت

فرمت گزارش مدیریتی بسیار مهم است بنابراین یک موضوع منسجم از رنگ و فونت‌ها و طرح بندی‌ها استفاده کنید. در تمام اسلایدها از فونت‌ها و رنگ بندی یکسان و هماهنگ استفاده کنید. همچنین از علامت‌های نقطه، ویرگول و علامت تعجب در جای مناسب خود استفاده کنید.

مطمئن شوید اسلاید شما از تست نگاه عبور کرده است

اسلایدهای شما باید در 3 ثانیه قابل فهم باشند. اینکه یک اسلاید فقط پر از عکس باشد یک فاجعه است. برای انجام بهتر این کار باید به طور صحیح از نمودار و رنگ‌ها استفاده بشود.

از اسلاید انیمیشنی بپرهیزید

از استفاده از اسلایدهای انیمیشنی و کارهای اینچنینی در گزارش مدیریتی بشدت پرهیز کنید. این عمل فقط برای کارهای غیر محیطی است و گزارش مدیریتی باید کاملا ساده باشد.

از اعداد استفاده کنید

در یک گزارش مدیریتی، حرف اول و آخر را اعداد می‌زنند. حتماً از عدد استفاده کنید و از آوردن کلماتی مانند زیاد، کم و… بشدت خودداری کنید.

عنوان داشته باشید

همه‌ی اسلایدهای شما باید عنوان داشته باشد زیرا عنوان می‌تواند تو فهم اسلاید کمک زیادی کند. حتی اگر برای یک عنوان چند اسلاید وجود داشته باشد باید در همه اسلایدها عنوان داشته باشید.

بر روی دستاوردهای خود تمرکز داشته باشید!

به طور خاص در مورد اینکه چگونه به اهدافتان رسیده‌اید و چه تأثیری بر سازمان گذاشته‌اید، صحبت کنید.

از داده ها و آمار استفاده کنید.

از داده‌ها و آمار از ابزارهای موجود بر اثبات عملکرد خود استفاده نمایید.

صادق باشید

در صورتی که به تمام اهداف و تارگت خود نرسیده اید صادق باشید و در مورد دلیل نرسیدن و چالش های موجود در آن صحبت کنید.

برنامه آینده خود را به اشتراک بگذارید!

در مورد اینکه در آینده چه اهداف و تارگت هایی را در نظر دارید، مجموعه اقدامات برای رسیدن به آن هدف، مدت زمان رسیدن به تارگت در ارائه توضیحات جامع ارائه دهید.

اشتباهات گزارش نویسی

در گزارش نویسی اشتباهاتی وجود دارد که آن‌ها را به عنوان اشتباهات مرگ‌بار می‌شناسند. این اشتباهات عبارتند از:

• اشتباهات غلط املایی: مدیران معمولا افرادی دقیق هستند و غلط املایی می‌تواند توجه آن‌ها را جلب کند.
• از اشتباهات دستور زبان بپرهیزید.
• مشکلات قالب‌بندی مثلاً تفاوت فونت‌ها در اسلایدهای مختلف، تفاوت سایزها، چپ چین و راست چین و یا …

چرا در تهیه گزارش مدیریتی از نمودار استفاده کنید؟

هیچ دلیلی وجود ندارد که کل صفحه اسلاید را پر از عدد کنید وقتی که می‌توانید آن را به خوبی مفهوم سازی کنید. نمودارها به مدیران اجرایی این امکان را می‌دهند تا سریع خوانی کنند و تصویری سریع از آنچه در حال وقوع است دریافت کنند.

بیشتر بخوانید: چارت سازمانی چیست؟ و انواع چارت‌های سازمانی کدامند؟

انواع نمودار

دلیل استفاده از نمودارها را در تهیه گزارش مدیریتی گفته شد در ادامه انواع نمودارهایی که می‌توانید استفاده کنید آورده شده است:

نمودار دایره‌ای (pie chart):

یک نمودار کلاسیک برای نشان دادن درصد می‌باشد هرجا که نیاز به نشان دادن درصد سهم و یا مقایسه چند عامل با هم باشد استفاده از این نمودار بهترین گزینه است.

نمودار میله‌ای (bar chart):

نمودار میله‌ای یکی از پرکاربردترین و رایج‌ترین نمودارها می‌باشد. یک روش سرگرم کننده برای نشان دادن علت و معلول است مانند آنچه بین زمانی که یک مشتری بالقوه برای اولین بار از طریق کمپین وبلاگ برای محصول جدید شرکت شما ثبت نام می‌کند، اتفاق می‌افتد.

مطمئن شوید اگر از نمودارهای جریان برای برجسته کردن مهم‌ترین نکات استفاده می‌کنید لزوماً مجبور نیستید چیزها را خطی نگه دارید برای نشان دادن روند مقایسه ابعاد مختلف زمانی و یا تقسیم بندی‌های دیگر مانند مکانی و یا جنبه‌های دیگر استفاده می‌شود. برای یک یا چند عامل استفاده می‌شود.

جدول زمانی (Timeline):

اگر برنامه فروش جدید یا اجرای نرم افزار اصلی را به مدیران یا سایر تیم‌های اجرایی خود معرفی می‌کنید جدول‌های زمانی مفید هستند. جدول زمانی باید تاریخ‌های اصلی را در صورت وجود برای عرضه‌های برنامه‌ریزی شده مشخص کند و باید نقطه عطف ملموسی را تعیین کند که بعداً می‌تواند قضاوت در مورد پیشرفت استفاده شود.

در نهایت یک جدول زمانی خوب می‌تواند به شما کمک کند تا خط پایه را برای موفقیت یا عدم موفقیت برای پروژه خود را تعیین کنید به همین دلیل است که در مواردی که پروژه محور هستند کاربرد فراوانی دارد.

جداول

جدول‌ها برای توضیحات تکمیلی می‌باشند. زمانی که مدیران بخواهند به مقایسه دو به دویی عوامل به تنهایی اکتفا کنند. ارائه جداول به تنهایی کمکی به تصمیم سازی نمی‌کند و توصیه نمی‌شود و باید به عنوان مکمل در کنار نمودارها استفاده شود.

نمودارهای ترکیبی

استفاده از این نمودارها مانند راه رفتن بر لبه تیغ است. اگر در زمان و با تحلیل مناسب استفاده شوند بسیار پر کاربرد هستند و می‌توانند کمک زیادی کنند و برعکس زمانی که به اشتباه از آن‌ها استفاده شود باعث بروز تحلیل‌های غلط، تصمیم‌های غلط، و اتلاف وقت می‌شود.

نمودارهای تخصصی

استفاده از این نوع نمودار فقط در جلساتی که اعضای آن‌ها تخصص و دانش لازم را دارند توصیه می‌شود. اگر به هر دلیلی نیاز به استفاده از این نمودارهای در جلسه‌ای که اعضای آن دانش و تخصص کافی را ندارند را دارید در یک اسلاید جداگانه نحوه خوانش این نمودار را توضیح دهید و بعد به تحلیل آن بپردازید یادتان باشد که حتما حتما فقط یک اسلاید.

کلاس درس نیست که بخواهید به دانشجویان آموزش دهید مختصر و مفید آنچه را لازم است توضیح دهید و سپس به سراغ نمودار بروید.

نکات پایانی ارائه گزارش مدیریتی

در ادامه به نکاتی خواهیم پرداخت که عمل به آن‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا گزارشی کامل و خوب ارائه دهید:

• از همان اول قوی و با اعتماد به نفس شروع کنید تا تاثیرگذاری بیشتری داشته باشید.
• از زمان خود به طور موثر استفاده کنید زیرا مدیران وقت زیادی ندارند.
• انعطاف پذیر باشید.
• داده‌های پشتیبانی داشته باشید.
• مخاطبان خود را بشناسید و باب میل آن‌ها گزارش خود را ارائه کنید.
• خود را برای هر اتفاقی آماده کنید. مثلاً دیتای شما از دست برود و یا…
• از آنجایی که مدیران ارشد بسیار ریز بین و سرسخت هستند با دقت پیش بروید.
• به هیچ وجه داستان نگویید زیرا محدوده صبر مدیران کم است.
• آراسته باشید. (اصلاح صورت، آرایش، لباس، کفش، و…)
• به هیچ وجه آدامس نجویید.
• حتما در طول ارائه گزارش یک لیوان آب را کنار دست خود قرار دهید.
• شجاع باشید اما آن‌را با گستاخی اشتباه نگیرید.
• YES MAN نباشید. مدیران از افرادی که همه چیز را سریع قبول می‌کنند خوششان نمی‌آید. پس پای حرفی که می‌دانید درست است بایستید.
• کاغذ و خودکار همراه خود داشته باشید و یادداشت کنید.
• مدیریت زمان را به عهده بگیرید.
• حتما زبان بدن به طور مناسب استفاده کنید.
• کمی شوخ طبعی به آرامش فضا کمک می‌کند. شوخ طبعی کنید اما بی ادبی نه.
• یک ربات سخنران نباشید و در حین صحبت کردن راه بروید، از زبان بدن استفاده کنید و…

نمونه گزارش مدیریتی

درادامه به بررسی یک نمونه فایل خام از متن گزارش مدیریتی خواهیم پرداخت:

عنوان گزارش: تحلیل عملکرد بازاریابی سه ماهه اول سال 1403
تاریخ: 1403/04/10
خلاصه:این نمونه گزارش عملکرد به مدیر کمپین‌های بازاریابی را در سه ماهه اول سال 1403 بررسی می‌کند. یافته‌های کلیدی عبارتند از:
1-نرخ تبدیل از 1% در سه ماهه چهارم 1402 به 2% در سه ماهه اول 1403 افزایش یافته است.
2-ترافیک وب سایت از 10000 بازدید در ماه در سه ماهه چهارم 1402 به 15000 بازدید در ماه در سه ماهه اول 1403 افزایش یافته است.
3-تولید سرنخ از 500 در سه ماهه چهارم 1402 به 750 در سه ماهه اول 1403 افزایش یافته است.
توصیه‌ها:
به سرمایه‌گذاری در کمپین‌های بازاریابی فعلی ادامه دهید.
کمپین‌های جدیدی را برای هدف قرار دادن مخاطبان جدید راه اندازی کنید.
وب سایت را برای افزایش نرخ تبدیل بهینه کنید.
مقدمه:
این گزارش عملکرد کمپین‌های بازاریابی را در سه ماهه اول سال 1403 بررسی می‌کند. هدف این گزارش ارزیابی اثربخشی کمپین‌ها و ارائه توصیه‌هایی برای بهبود عملکرد آنها در آینده است.
یافته‌ها:
نرخ تبدیل:نرخ تبدیل از 1% در سه ماهه چهارم 1402 به 2% در سه ماهه اول 1403 افزایش یافته است. این افزایش احتمالاً به دلیل بهبود هدف‌گیری کمپین‌ها و بهینه‌سازی صفحات فرود است.
ترافیک وب سایت:ترافیک وب سایت از 10000 بازدید در ماه در سه ماهه چهارم 1402 به 15000 بازدید در ماه در سه ماهه اول 1403 افزایش یافته است. این افزایش احتمالاً به دلیل افزایش تلاش‌های بازاریابی محتوا و تبلیغات رسانه‌های اجتماعی است
تولید لید: تولید لید از 500 در سه ماهه چهارم 1402 به 750 در سه ماهه اول 1403 افزایش یافته است. این افزایش احتمالاً به دلیل افزایش نرخ تبدیل و ترافیک وب سایت است.
نکته:
یافته‌های این نمونه نامه گزارش عملکرد به مدیر، نشان می‌دهد که کمپین‌های بازاریابی در سه ماهه اول 1403 عملکرد خوبی داشتند. نرخ تبدیل، ترافیک وب سایت و تولید لید همگی افزایش یافته‌اند. این افزایش‌ها احتمالاً به دلیل ترکیبی از عوامل، از جمله بهبود هدف‌گیری کمپین‌ها، بهینه‌سازی صفحات فرود، افزایش تلاش‌های بازاریابی محتوا،بهبود seo و تبلیغات رسانه‌های اجتماعی است.
نتیجه گیری:
کمپین‌های بازاریابی در سه ماهه اول 1403 عملکرد خوبی داشتند. با ادامه سرمایه‌گذاری در کمپین‌های فعلی، راه‌اندازی کمپین‌های جدید و تمرکز بیشتر بر روی بهینه‌سازی وب سایت(seo)، می‌توان عملکرد را در آینده بهبود بخشید و به تارگت ها و هدف مشخص شده رسید.

نتیجه گیری

شما در این مقاله از وب سایت کاسب یار با گزارش مدیریتی و نحوه ارائه آن آشنا شدید. گزارش مدیریتی اطلاعات جامع و دقیقی از وضعیت عملکرد و عملیات سازمان به مدیر ارائه می‌دهد. این گزارش نشان دهندهٔ پیشرفت‌ها، چالش‌ها، و فرصت‌های موجود در محیط سازمان است.