یک سیستم مدیریت پروژه قدرتمند به مدیران و کسب و کارها کمک می کند تا پروژه ها، افراد، هزینه ها و … را پیگیری کرده و اطمینان حاصل کنند که همه در حداکثر توان خود کار می کنند. ترلو (Trello)، یک سیستم مدیریت پروژه مبتنی بر کانبان (Kanban) است که از کارت ها و لیست ها برای سازماندهی وظایف پیچیده در یک جریان کاری منسجم استفاده می کند. در سیستم Kanban ستون ها یا لیست ها به معنای مراحل و یا فازهای مختلف یک کار هستند و کارت ها یا وظایف از چپ به راست بین لیست هایی که مرحله ای از گردش کار شما هستند، حرکت می کنند.
شما می توانید از Trello برای برنامه ریزی و کنترل تیم، پیگیری امور مالی، طراحی، اجرا و کنترل کمپین های بازاریابی بازاریابی و تقریباً هر چیزی استفاده کنید. نمونه های متعددی از برد های آماده ترلو وجود دارند که می تواند گردش کار شما را بهینه کند. برخی از آنها در بخشهای بعدی مورد بحث قرار خواهند گرفت.
در این مقاله سعی داریم با مثال هایی کاربردی به شما نشان دهیم چگونه می توانید از ترلو برای مدیریت تیم، پروژه ها، کارهای شخصی و … استفاده کنید.
آشنایی با Trello Board
تابلوها یا بردهای ترلو (Trello Boards) یک چارچوب اساسی را تشکیل می دهند. شما می توانید تابلوهای سفارشی ایجاد کنید. و یا از بردهای عمومی موجود در کتابخانه الگوهای آماده Trello استفاده کرده و آنها را شخصی سازی کنید. پس از ایجاد برد لازم است فازها یا مراحل گردش کار را به عنوان لیست (ستون ها) تعریف کنید. پس از آن، کاربران می توانند وظایف و کارهای مختلفی را به عنوان کارت اضافه کرده و آنها را در لیست های متعدد نگه دارند تا پیشرفت را پیگیری کنند.
در کتابخانه الگوهای آماده Trello، قالب های مختلفی برای تجارت، آموزش، مهندسی، بهره وری، مدیریت پروژه، دورکاری، پشتیبانی، مدیریت تیم، فروش، مدیریت محصول، منابع انسانی و عملیات ، آموزش ، طراحی ، و بازاریابی وجود دارد که می توانید بصورت مستقیم از آنها استفاده کنید و یا از آنها ایده گرفته و برد مخصوص خودتان را ایجاد کنید.
۴ مثال کاربردی و جذاب برای استفاده از Trello در کسب و کارها
حالا که با Trello آشنا شدید، می خواهیم با ۴ مثال کاربردی که به شما بگوییم چرا باید همین حالا استفاده از ترلو را شروع کنید:
1. کابینت مانیک (مدیریت تیم، مدیریت پروژه)
2. طراحی وب مازاریت (مدیریت پروژه)
۳. برنامه ریزی هفتگی (مدیریت شخصی)
۴. پیگیری چک ها (مدیریت وظایف)
مزایای استفاده ترلو چیست؟
ترلو امکانات بی نظیری را در اختیار کاربران میگذارد، اما اگر بخواهیم به صورت خلاصه مزایای استفاده از ترلو بگویم، قطعا این 7 مورد جزو اولین مواردی هستند که مطرح می شوند:
۱. کاربری ساده و آسان
کار با ترلو به سادگی کشیدن و رها کردن است، به این روش کارت ها (کارها / وظایف) بین لیست ها (مراحل گردش کار) جابجا می شوند. و پیشرفت کار مشخص می شود.
۲. پیاده سازی قابل لمس فرآیندها
همانطور که پیاده سازی فرآیند ها و مراحل انجام کار برای شما آسان است، برای کارمندان شما نیز که از این برد ها استفاده می کنند، فرآیند ها قابل لمس و درک هستند. این سادگی کمک می کند هیچ کس در جریان کار گیج نشود و پیگیری کارها برای همه آسان باشد.
۳. امکانات زیاد به کمک Powerup ها
در ترلو افزونه ( یا به زبان خود ترلو : پاورآپ) های زیادی وجود دارند، که امکانات بیشتری را به بردها اضافه می کنند. به عنوان مثال می توانید با نصب پاورآپ Gmail وظایف را مستقیما از داخل ایمیل خود به برد اضافه کنید و یا لیست تسک ها را روی تقویم خود مشاهده کنید.
۴. کارکرد تیمی روی بردها
چیزی که ترلو را بی نظیر می کند امکان کار کردن تیمی روی برد هاست، شما می توانید افراد تیم خود را به برد اضافه کنید، تا بتوانند کارها و وظایف را ببینند، همچنین می توان وظایف (کارتها) را به افراد واگذار کرد.
افراد می توانند روی کارتها (وظایف) کامنت بگذارند، فایل های مرتبط ضمیمه کنند و …
۵. یکپارچگی با دیگر ابزارها
ترلو ابزارهای توسعه را به صورت عمومی در اختیار توسعه دهندگان قرار داده است و این موضوع باعث شده نرم افزارها، افزونه ها و ابزار های زیادی برای کمک و یکپارچه سازی با ترلو ایجاد شوند. به عنوان مثال می توانید با نصب افزودنی کروم، امکانات بیشتری به برد های خود اضافه کنید (مانند Powerup های داخلی ترلو) و یا از خارج از محیط برد، به لیست وظایف خود دسترسی داشته باشید.
۶. همه جا در دسترس
ترلو یک نرم افزار تحت وب است، بنابراین از هرجا که بخواهید می توانید به بردهای خود دسترسی داشته باشید. علاوه بر آن ترلو برای گوشی های اندروید و آی‌اواس نیز نرم افزار رسمی دارد که کار را برای شما راحت تر می کند.
۷. همه ی امکانات رایگان !!!
به همه ی امکانات و مزایایی که برای استفاده از ترلو بر شمردیم، رایگان بودن آن را نیز اضافه کنید. فوق العاده نیست ؟؟!
جمع بندی
Trello کتابخانه گسترده ای از قالب های آماده را برای افراد و تیم ها برای مدیریت گردش کار ارائه می دهد. انعطاف پذیری Trello در طراحی تابلوهای کانبان کمک می کند تا هر کسی متناسب با نیازهای منحصر به فرد خود بتواند از ترلو استفاده کند.
در این مقاله با ارائه 4 نمونه مثال کاربردی از بردهای ترلو، تلاش کردیم به شما کمک کنیم گردش کارها و فرآیندها در ترلو را تجسم کنید.
شما می توانید با بردهای ساده شروع کنید و لیست ها، کارت ها، چک لیست های پیشرفته و powerups را اضافه کنید تا ساختار، جزئیات و سفارشی سازی بیشتری به تابلوهای خود بدهید.
استفاده از Trello را امتحان کنید و زندگی شخصی و حرفه ای خود را دگرگون کنید.
خیلی خوب بود. مخصوصا گذاشتن مثالها عالی بود. من برای کارم از ترلو برای ارتباط با مشتری استفاده میکردم. ولی برای کارهای روزانه پیشنهاد عالی هست.
سلام. برای ارتباط با مشتری می تونین از ابزار crm هم استفاده کنید
سلام. موضوع خیلی خوبی بود. قطعا برای کارهای روزمره هم عالی خواهد بود. حتما نسبت به نصب آن اقدام خواهد کرد. ممنون
سلام. بله کاربردهای ترلو فقط به مدیریت پروژه محدود نمی شود:
1. برنامه‌ریزی روزانه
۲. ردیابی زمان
۳. سازماندهی لیست مطالعه
۴. برنامه‌ریزی تعطیلات
۵. مدیریت بودجه
۶. مدیریت پروژه