این روزها، برای هر کاری (تقریبا همه کارها) مخصوصا برای کمک به کسب و کارها، طیف وسیعی از نرم افزارها ( چه اپلیکشین های موبایلی و چه دسکتاپ ) وجود دارند. اما بعضی وقت ها، بهترین ابزارها همان هایی هستند که در طول زمان خود را ثابت کرده اند. تعداد کمی از نرم افزار ها مثل نرم افزارهای صفحه گسترده ( اکسل، گوگل شیت و … ) بسیار آزموده شده و همه فن حریف بودن خود را به همه نشان داده اند. اگرچه صفحات گسترده مثل سایر نرم افزار های تجاری در بازار سر و صدا به پا نکرده اند اما از بهترین ابزارهای تجاری چند منظوره هستند.
اگر بخواهیم معروف ترین نرم افزار صفحه گسترده را برای ایرانی ها نام ببریم، بدون شک نرم افزار Microsoft Excel اولین و شاید تنها نرم افزار صفحه گسترده ایست که روی کامپیوتر همه ما نصب است (که معمولا هم از آن استفاده چندانی نمی کنیم).
برای افرادی که سالها با اکسل کار کرده اند، هیچ نرم افزاری را نمی توانید تا این حد کامل و انعطاف پذیر را مثال بزنید. اما ۲ سال است که با گوگل شیت (Google Sheet) آشنا شده ام و بدون شک می گویم، بی نظیرترین نرم افزار دنیاست.
همانطور که میدانید گوگل شیت (Google Sheets) هم مانند اکسل ابزار صفحه گسترده ساخت شرکت Google است که انعطاف پذیری فوق العاده ای برای ردیابی ، سازماندهی و ارزیابی داده های مهم (مخصوصا برای کسب و کارها) ارائه می دهد.
در این مقاله قصد دارم به شما بگویم چطور می توانید از گوگل شیت در کسب و کار خود کمک بگیرید و چه استفاده هایی از آن بکنید. هرچند این موارد مختص گوگل شیت نبوده و در تمامی نرم افزار های صفحه گسترده امکان پیاده سازی آن وجود دارد.
1) بودجه بندی و حسابداری
ایجاد بودجه ، پیگیری هزینه ها ، حسابداری مالی – اینها عملکردهای اصلی هر ابزار صفحه گسترده ای هستند. Google Sheets نیز از این قاعده مستثنی نیست.
گوگل شیت، قالب ها و الگو های آماده ای برای مواردی مانند بودجه ماهانه یا سالانه ، گزارش هزینه ها و … است. اشتباه نکنید، گوگل شیت به این قالب های آماده محدود نشده است بلکه به راحتی میتوان این قالب ها را برای نیازهای خاص یک کسب و کار تغییر داد و یا قالب دلخواه خود را ایجاد کرد.
2) مدیریت پروژه
صفحات گسترده برای مدیریت پروژه های کوچک و متوسط نیز عالی هستند. از آنجا که هر کسب و کار تعریف متفاوتی از پروژه و مدیریت پروژه دارد، گوگل شیت و بطور کلی نرم افزار صفحه گسترده اغلب یک راه حل عالی است.
در مدیریت پروژه، پیگیری افراد، رویدادها، بودجه و منابع که ممکن است در مکان های مختلف پراکنده شوند می تواند یک دردسر یزرگ باشد. مشکل به اینجا محدود نمی شود وقتی چندین مدیر پروژه نیاز دارند که به طور همزمان به یک برنامه مدیریت پروژه دسترسی داشته باشند، این کار چالش برانگیزتر خواهد شد.
نکته جالب در مورد Google Sheets این است که همه کسانی که در مدیریت یک پروژه مشارکت دارند می توانند به طور همزمان به یک سند دسترسی داشته باشند.
3) تقویم و برنامه ها
با وجود ابزارهای دیگری، مثل Google Calendar (تقویم گوگل) ممکن است استفاده از صفحه گسترده برای ایجاد تقویم و یا برنامه روزانه کمی غیر ضروری به نظر برسد، اما بسیاری از کسب و کارها که همه چیز را در گوگل شیت پیاده سازی کرده اند ترجیح می دهند این محیط را ترک نکنند.
استفاده از گوگل شیت به کسب و کارها و افراد اجازه می دهد تا تقویم ها و برنامه های بسیار سفارشی ایجاد کنند، جلسات، رویداد ها و … را برنامه ریزی کنند، لیست کارها و وظایف (To Do) ایجاد کنند. گوگل شیت شما را به قالب های معمول (روز / هفته / ماه) محدود نمی کند، شما می توانید قالب را خودتان ایجاد کنید، دقیقا همانطور که نیاز شما و کسب و کار شما ایجاب می کند.
4) شیفت بندی و یا حضور و غیاب کارکنان
Google Sheets یک راه عالی برای شیفت بندی کارکنان و حضور غیاب (ساعات کار) است. هر کارمند می تواند صفحه خود را در گوگل شیت داشته باشد. شما می توانید یک علاوه بر صفحات اختصاصی کارمندان، یک صفحه هم به عنوان داشبورد ایجاد کنید.
با این روش لازم نیست هرماه زمانی را صرف محاسبه تردد ها و ساعات کاری کارمندان کنید، کافیست یک بار فرمول محاسبه را ایجاد کنید، و بعد از آن فقط باید تردد ها ثبت شوند. هر بار که داشبورد خود را باز کنید، ساعات کاری محاسبه شده و آماده هستند.
از آنجا که داده ها همیشه آنلاین هستند و به طور مداوم در ابر (سرور های گوگل) پشتیبان گیری می شوند، کارکنان همیشه و به صورت لحظه ای از شیفت های خود اطلاع دارند، می توانند تردد های خود را ثبت کنند و شما نیز می توانید همه چیز را کنترل کنید.
5) ثبت فروش و صدور فاکتور
برای مشاغلی که محصولی میفروشند و یا برای مشتریان خود فاکتور صادر می کنند نیز قالب هایی آماده در گوگل شیت وجود دارد. البته می توان این قالب ها را متناسب با نیازهای منحصر به فرد هر کسب و کار نیز سفارشی کرد. شما می توانید در یک ساختار برای ثبت اطلاعات فاکتور تعریف کنید، و الگوی فاکتور را به آن متصل کنید. کافیست هربار که فروشی انجام می دهید اطلاعات آن را ثبت کنید بلافاصله در برگه ی دیگر، فاکتور آماده است.
هنگامی که یک فروش را ثبت می کنید و فاکتور آن ایجاد می شود می توانید فاکتور را مستقیما از طریق پرینتر چاپ کنید و یا بصورت PDF خروجی بگیرید و برای مشتری ارسال کنید.
6) تجزیه و تحلیل داده ها
برای کاربران پیشرفته تر ، Google Sheets امکان تجزیه و تحلیل داده ها را فراهم می کند. شما می توانید با کمک Pivot Table ها، چند جدول بزرگ را ترکیب کنید و خروجی هایی کارآمد داشته باشید.
به عنوان مثال، می توان از یک جدول Pivot برای تجزیه و تحلیل اینکه کدام فروشنده بیشترین درآمد را در یک ماه، سه ماهه یا سال خاص کسب کرده است، استفاده کرد.
7) ساخت داشبورد
تصویر سازی داده ها، کمک می کند در کوتاه ترین زمان ممکن، وضعیت موجود را تصور کرد. کسب و کار شما هرچه که باشد نیاز دارید تا از وضعیت همه بخش ها مطلع باشید و بر اساس آن تصمیمات مهم را اتخاذ کنید. در گوگل شیت می توانید همه داده های مربوط به شاخص های کسب و کار خود ( به تفکیک هر واحد: واحد فروش، بازاریابی، مالی و …) را ثبت کنید و با کمک نمودار های مختلف و جدول ها داشبورد ها و گزارش های کارآمد بسازید.
قابلیت های فوق العاده ای در Google Sheets وجود دارد و استفاده از آن نیز نسبتا آسان است. توصیه میکنیم همین امروز استفاده از گوگل شیت را یاد بگیرید و در کسب و کار خود استفاده کنید، مطمئنن در خیلی از موارد کار شما را ساده تر می کند.
مطالب عالی بود. من کم وبیش با گوگل شیت آشنایی دارم ولی در اینجا با امکانات بیشتر آن آشنا شدم. ممنون
🙏🙏🙏
من در کارهام از خیلی از نرم افزار اکسل استفاده می کردم و یک سالی هست که گوگل شیت آشنا شدم و خیلی خوب هست مخصوصا که میتونی به فایل ها در هرجایی که باشی دسترسی داشته باشی و محدود به سیستم خاصی نمیشه.
یکی از ابزارهایی که ما در مشاوره سیستم سازی به مدیران پیشنهاد میکنیم همین گوگل شیت است. قابلیت شیر کردن sheet ها، قفل کردن دسترسی ها و خیلی ویژگی های دیگر این ابزار رو برتر از اکسل می کنه